10 essentiële Zoom-tips voor elke gebruiker

أصبحت الاجتماعات الافتراضية جزءًا لا يتجزأ من العمل عن بُعد، ولكنها قد تكون مملة أحيانًا. إذا كان Zoom هو منصتك المفضلة لعقد مؤتمرات الفيديو، فهناك العديد من الميزات المخفية التي يمكنك الاستفادة منها لجعل الاجتماعات أكثر كفاءة للمضيفين وأكثر جاذبية للمشاركين. إليك أفضل النصائح والحيل لتحقيق أقصى استفادة من Zoom.

استخدم غرف المجموعات الفرعية ذاتية الاختيار لإنشاء فعالية تواصل افتراضية

يُعد التواصل الافتراضي محرجًا بطبيعته، وقد يزداد الأمر سوءًا إذا أرسلت الأشخاص إلى غرف مجموعات فرعية عشوائية لإجبارهم على المحادثة. بينما يتم عادةً تعيين المشاركين في الاجتماعات إلى غرف المجموعات الفرعية تلقائيًا، يمتلك Zoom ميزة تسمح للأفراد باختيار غرفتهم والتنقل بين الغرف بالسرعة التي تناسبهم. هذا يخلق تجربة أكثر مرونة تحاكي التواصل وجهًا لوجه؛ وإذا كنت المضيف، يمكنك تسمية غرف المجموعات الفرعية ليتمكن المشاركون من الاختيار الذاتي بناءً على اهتماماتهم أو مواضيع معينة.

tik op Breakoutruimtes، ثم حدد عدد الغرف التي ترغب في إنشائها، واختر Let participants choose room, Dan klikken creëren. بعد ذلك، انقر على Options أو أيقونة الترس (gear icon) وقم بتحديد Allow participants to choose room و Allow participants to return to the main session at any time. بمجرد بدء غرف المجموعات الفرعية، ستظهر لك خيار andere naam geven في نافذة غرف المجموعات الفرعية، والذي يمكنك استخدامه لإضافة اسم لكل مساحة.

للانضمام إلى غرف المجموعات الفرعية، سينقر المشاركون على Breakoutruimtes، ثم يمررون المؤشر فوق الرقم في القائمة، وينقرون على Join > Join. يمكنهم اتباع نفس العملية للتنقل بين الغرف أو العودة إلى الجلسة الرئيسية. تجدر الإشارة إلى أن ميزة الاختيار الذاتي متاحة فقط على تطبيقات سطح المكتب والهواتف المحمولة؛ أما المستخدمون على عميل الويب (web client) فسيحتاجون إلى نقلهم يدويًا بواسطة المضيف.

تحميل ملف CSV لملء غرف المجموعات الفرعية مسبقًا للاجتماعات الكبيرة

بدلاً من ذلك، هناك العديد من الحالات التي ستحتاج فيها إلى تعيين المشاركين في الاجتماع إلى غرف مجموعات فرعية محددة، بدلاً من تركهم يختارون بأنفسهم أو استخدام ميزة التعيين العشوائي في Zoom. على سبيل المثال، عندما ترغب في التأكد من أن جميع أعضاء فريق معين يذهبون إلى نفس الغرفة. يمكن القيام بذلك يدويًا بمجرد بدء الاجتماع، ولكن مع المجموعات الكبيرة، من الأسهل بكثير القيام بذلك مسبقًا، وكل ما تحتاجه هو ملف CSV. يتوفر قالب على صفحة دعم Zoom: ستحتاج ببساطة إلى عمود واحد لأسماء غرف المجموعات الفرعية وعمود آخر لعناوين البريد الإلكتروني للمشاركين. عند جدولة الاجتماع، انتقل إلى optiesen selecteer Breakout Room pre-assign > Import from CSV، ثم اسحب ملفك وأفلته في النافذة المنبثقة. يسمح Zoom بالتعيين المسبق لما يصل إلى 100 غرفة و1000 مشارك.

اجعل شرائحك خلفية افتراضية لمحاكاة عرض تقديمي شخصي

عندما تقدم عرضًا لجمهور شخصيًا، فمن المرجح أنك تقف أمام شرائح معروضة، بحيث يمكنهم مشاهدتك ومحتواك في آن واحد. تحاكي ميزة Virtual Background في Zoom هذا الأمر عن طريق وضع الفيديو الخاص بك فوق مشاركة شاشتك، بحيث يمكن للحاضرين رؤية تعابيرك وإيماءاتك ومتابعة شرائحك دون الحاجة إلى التنقل بالنظر بينك وبين الشرائح. (لاحظ أن هذه الميزة متوافقة مع PowerPoint أو Keynote). انقر على Share > Screens En kies Microsoft Powerpoint wie zweert? Applicatie Windows. يمكنك بعد ذلك اختيار نوع التراكب (overlay type) لمكان ظهور الفيديو الخاص بك؛ حيث يعرض خيار Vooraan صورتك فوق الشرائح المشتركة. يمكنك تغيير حجم الفيديو الخاص بك وسحبه حول الشاشة. ثم انقر على Delen.

شارك صوت جهاز الكمبيوتر الخاص بك لإضافة صوت محيط خلال فترات الاستراحة

إذا كنت ترغب في الحفاظ على أجواء معينة أثناء فترات استراحة الاجتماع—أو استخدام الموسيقى كتنبيه للعودة من الاستراحة—يمكنك مشاركة صوت جهاز الكمبيوتر الخاص بك لتوفير صوت محيط. يعمل هذا سواء كنت تشارك شاشتك أم لا، مما يتيح لك عرض شريحة تحتوي على معلومات للمشاركين مع تشغيل الموسيقى في الخلفية. لمشاركة الصوت دون مشاركة شاشتك، انقر فوق Share Screen > Advanced > Computer Audio > Share. يمكنك تشغيل الصوت من أي مكان على جهازك، بما في ذلك خدمات بث الموسيقى و YouTube. إذا كنت ترغب أيضًا في مشاركة شاشتك، فانقر فوق Scherm delen، ثم حدد البرنامج أو سطح المكتب الذي تريد مشاركته، واختر Share Sound > Share.

تسليط الضوء على عدة متحدثين لمحاكاة حلقة نقاش واقعية

يُبرز Zoom افتراضيًا فيديو أو أيقونة المتحدث الحالي. قد يكون هذا مشتتًا، اعتمادًا على طريقة عرضك، حيث تتحرك مقاطع الفيديو حول شاشتك—خاصة أثناء جلسات الأسئلة والأجوبة عندما يقوم العديد من المشاركين بإلغاء كتم الصوت والتفاعل مع المقدمين. لتجنب هذه الفوضى، يمكن لمضيفي Zoom تسليط الضوء (Spotlight) على ما يصل إلى تسعة أشخاص كمتحدثين أساسيين ليظهروا في عرض المتحدث الرئيسي للمشاركين. (يختلف هذا عن تثبيت مشارك، والذي يجعل الأشخاص متحدثين أساسيين على جهازك فقط).

يعمل تسليط الضوء بشكل أساسي على محاكاة حلقة نقاش واقعية، مما يسمح للمشاركين برؤية جميع المتحدثين الأساسيين على قدم المساواة. سيظل الحضور المتبقون مرئيين عبر شريط التمرير في الجزء العلوي من شاشة الاجتماع. لتسليط الضوء، مرر مؤشر الماوس فوق فيديو أحد المشاركين وانقر على three dots > Spotlight for Everyone. كرر هذه العملية، واختر Add Spotlight لما يصل إلى تسعة متحدثين.

إضافة عرض غامر (Immersive View) لمواقع اجتماعات واقعية

غالبًا ما تكون الاجتماعات الافتراضية مملة، لكن ميزة Immersive View من Zoom تجعل العروض التقديمية أو الفصول الدراسية أو المجموعات أكثر إثارة للاهتمام قليلًا عن طريق وضع المشاركين في مشاهد واقعية. فبدلاً من رؤوس عائمة في مربعات صغيرة، يمكنك نقل الحضور “للجلوس” على مكاتب الفصول الدراسية، أو على كراسي خلف منصة على خشبة المسرح، أو حتى حول نار المخيم. للحصول على أفضل تجربة بصرية، تأكد من أن كاميرا Zoom تعمل بشكل صحيح. يحتوي Zoom على مشاهد جاهزة، أو يمكنك تحميل صورة لمكتبك الفعلي أو مساحتك الخارجية. تستوعب هذه الخلفيات الافتراضية ما يصل إلى 25 مشاركًا. كمضيف، انقر فوق View > Immersive، ثم حدد ما إذا كنت تريد إضافة المشاركين إلى المشهد تلقائيًا أو يدويًا، واختر المشهد. اضغط على Start لوضع الأشخاص في العرض الغامر. بالنسبة للعروض الغامرة المخصصة، سيتعين عليك نقل المشاركين يدويًا.

فصل الملفات الصوتية لتسجيل البودكاست أو المحتوى التعليمي

نظرًا لأنه يمكن تسجيل أي اجتماع على Zoom، فإنه يمثل منصة ملائمة لإنشاء وحفظ المحتوى التعاوني أو القائم على المحادثة، مثل البودكاست ومقاطع الفيديو التعليمية واجتماعات مجلس الإدارة وPlus. ومع ذلك، فإن وجود عدة أشخاص يتحدثون في الميكروفون في نفس الوقت يمكن أن يجعل الاستماع لاحقًا صعبًا—خاصة إذا تحدث الأشخاص فوق بعضهم البعض أو كان لدى أحد المشاركين ضوضاء في الخلفية بينما يتحدث آخر. في هذه الحالات، يمكنك تسجيل ملفات صوتية منفصلة ودمجها لاحقًا لتجربة أنظف. كمضيف، في تطبيق Zoom لسطح المكتب، انقر فوق profile picture > Settings > Record en inschakelen Record a separate audio file for each participant. سيؤدي هذا إلى تسجيل وحفظ كل ملف محليًا تحت اسم المشارك.

إعداد جهاز ثانٍ “كمضيف مشارك” لإدارة المشاركين والدردشة

إدارة اجتماع يتطلب منك مشاركة عرض تقديمي، ومراقبة الدردشة، ومتابعة الحضور الذين يرغبون في المشاركة—كل هذا يمثل تحديًا كبيرًا، خاصة إذا كنت تحاول القيام بكل ذلك على شاشة صغيرة واحدة. الحل البديل هو تسجيل الدخول بجهاز ثانٍ واستخدام أحدهما لمشاركة الشاشة والآخر لإدارة المشاركين ونشاط الدردشة. انضم إلى الاجتماع من كلا الجهازين—على جهازك الأساسي الذي يتمتع بامتيازات المضيف، انقر فوق Deelnemers، ثم مرر مؤشر الماوس فوق ملفك الشخصي الآخر في القائمة، ثم انقر فوق More > Make co-host > Confirm. (إذا لم تكن المضيف الرئيسي للاجتماع، فلا يزال من الممكن تعيين امتيازات المضيف المشارك لك).

باستخدام حساب Zoom مدفوع، يمكنك تسجيل الدخول على جهازين من نفس النوع في وقت واحد، أو على جهاز كمبيوتر بالإضافة إلى هاتف أو جهاز لوحي. بدلاً من ذلك، يمكن لأي شخص تسجيل الدخول على جهاز آخر باستخدام حساب مختلف أو كضيف. إذا كنت مسجلاً للدخول بنفس الملف الشخصي، فتأكد من كتم صوت جميع الأجهزة على الجهاز الثاني لتجنب حدوث صدى.

خصّص غرفة الانتظار الخاصة بك لمشاركة جدول أعمال مباشر والدردشة مع الحضور

إذا كنت ترغب في تجربة غرفة انتظار أكثر احترافية (أو جاذبية) من صفحة Zoom الافتراضية التي تعرض رسالة “Waiting for the host to start the meeting”، فيمكنك تخصيص ما يراه المشاركون. الخيار الأبسط هو عنوان نصي لغرفة الانتظار، ولكن يمكنك أيضًا إضافة صورة، أو تحميل شعار خاص بعلامتك التجارية مع رسالة أو وصف للاجتماع، أو تضمين مقطع فيديو متكرر (مع أو بدون صوت) — والذي يمكن استخدامه لعرض جدول أعمال الاجتماع، وقواعد الاجتماع، ورسالة ترحيب. قم بتمكين Enable Waiting Room عند جدولة اجتماعك، ثم انتقل إلى Waiting Room Options > Customize Waiting Room > Save بعد إضافة تخصيصاتك.

تتميز غرف انتظار Zoom أيضًا بخاصية الدردشة، مما يتيح للمضيفين إرسال رسائل للجميع في غرفة الانتظار أو التواصل بشكل خاص مع الأفراد. انقر على Chat واختر الفرد أو Waiting room participants للدردشة مع الجميع.

استخدم AI Companion للحصول على ملخص عند الانضمام متأخرًا إلى اجتماع

AI Companion هي أداة الذكاء الاصطناعي التوليدي من Zoom، وتوفر إمكانيات إنتاجية مثل تدوين الملاحظات، وإنشاء ملخصات للاجتماعات، وتحديد بنود العمل. إذا تم تفعيلها لاجتماع ما، يمكنها أيضًا الإجابة على أسئلة المشاركين في الوقت الفعلي — مما يعني أنه إذا انضممت متأخرًا، يمكنك الحصول على ملخص لكل ما فاتك دون لفت الانتباه إلى تأخرك. تشمل الأسئلة المعدة مسبقًا “Catch me up”، و”Was my name mentioned?”، و”What are the action items?”، على الرغم من أنه يمكنك طرح أسئلة مخصصة أيضًا. انقر على أيقونة AI Companion في الزاوية العلوية اليمنى من الاجتماع واختر سؤالًا مقدمًا أو قم بصياغة سؤالك الخاص. لاحظ أن ميزة Meeting Questions متاحة فقط للحسابات المؤسسية وحسابات الشركات، ويجب تفعيلها بواسطة المضيف.