10 essentiële Zoom-tips voor elke gebruiker

Virtuele vergaderingen zijn een onmisbaar onderdeel geworden van thuiswerken, maar ze kunnen soms saai zijn. Als Zoom jouw favoriete platform voor videoconferenties is, zijn er verschillende verborgen functies die je kunt gebruiken om vergaderingen efficiënter te maken voor de host en boeiender voor de deelnemers. Hier zijn de beste tips en trucs om het maximale uit Zoom te halen.

Gebruik zelfgekozen subgroepruimtes om een ​​virtueel netwerkevenement te creëren.

Virtuele communicatie is van nature ongemakkelijk, en het kan nog erger worden als je mensen willekeurig naar subgroepen stuurt om ze tot een gesprek te dwingen. Hoewel deelnemers aan een vergadering meestal automatisch aan subgroepen worden toegewezen, heeft Zoom een ​​functie waarmee deelnemers zelf hun kamer kunnen kiezen en in hun eigen tempo tussen kamers kunnen wisselen. Dit zorgt voor een flexibelere ervaring die lijkt op een persoonlijke ontmoeting; en als host kun je de subgroepen een naam geven, zodat deelnemers er zelf een kunnen kiezen op basis van hun interesses of specifieke onderwerpen.

Klik op Breakout Rooms , selecteer vervolgens het aantal ruimtes dat u wilt aanmaken, kies ' Deelnemers de ruimte laten kiezen ' en klik op Aanmaken . Klik vervolgens op Opties of het tandwielpictogram en selecteer ' Deelnemers de ruimte laten kiezen ' en ' Deelnemers toestaan ​​om op elk moment terug te keren naar de hoofdsessie '. Zodra de breakout rooms zijn gestart, ziet u de optie 'Naam wijzigen' in het venster Breakout Rooms, waarmee u elke ruimte een naam kunt geven.

Om deel te nemen aan breakoutrooms, klikken deelnemers op Breakoutrooms , bewegen ze de muis over het nummer in de lijst en klikken ze op Deelnemen > Deelnemen . Ze kunnen dezelfde procedure volgen om tussen rooms te wisselen of terug te keren naar de hoofdsessie. Het is belangrijk om te weten dat de zelfselectiefunctie alleen beschikbaar is in de desktop- en mobiele applicaties; gebruikers van de webclient moeten handmatig door de host naar een breakoutroom worden verplaatst.

Download een CSV-bestand om subgroepruimtes voor grote vergaderingen vooraf in te vullen.

Er zijn ook veel situaties waarin je deelnemers aan een vergadering aan specifieke breakoutrooms moet toewijzen, in plaats van ze zelf te laten kiezen of de willekeurige toewijzingsfunctie van Zoom te gebruiken. Bijvoorbeeld wanneer je ervoor wilt zorgen dat alle leden van een bepaald team in dezelfde ruimte terechtkomen. Dit kan handmatig worden gedaan zodra de vergadering begint, maar bij grote groepen is het veel gemakkelijker om dit van tevoren te doen. Je hebt hiervoor alleen een CSV-bestand nodig. Een sjabloon is beschikbaar op de Zoom-ondersteuningspagina : je hebt slechts één kolom nodig voor de namen van de breakoutrooms en een andere voor de e-mailadressen van de deelnemers. Ga tijdens het plannen van de vergadering naar Opties , selecteer Breakoutrooms vooraf toewijzen > Importeren vanuit CSV en sleep vervolgens je bestand naar het pop-upvenster. Zoom staat het vooraf toewijzen van maximaal 100 ruimtes en 1000 deelnemers toe.

Gebruik je dia's als virtuele achtergrond om een ​​persoonlijke presentatie te simuleren.

Wanneer u een presentatie geeft voor een publiek, staat u waarschijnlijk voor de dia's, zodat uw publiek u en uw inhoud tegelijkertijd kan zien. De virtuele achtergrondfunctie van Zoom bootst dit na door uw video over uw gedeelde scherm te plaatsen. Zo kunnen deelnemers uw gezichtsuitdrukkingen en gebaren zien en uw dia's volgen zonder heen en weer te hoeven kijken tussen u en de dia's. (Opmerking: deze functie is ook compatibel met PowerPoint en Keynote.) Klik op Delen > Schermen en selecteer Microsoft PowerPoint in het gedeelte Toepassingen . U kunt vervolgens het type overlay kiezen waar uw video verschijnt; de optie 'Voor' plaatst uw afbeelding over de gedeelde dia's. U kunt uw video vergroten, verkleinen en over het scherm slepen. Klik vervolgens op Delen.

Deel het geluid van je computer om omgevingsgeluid toe te voegen tijdens pauzes.

Als u tijdens pauzes in een vergadering een bepaalde sfeer wilt behouden – of muziek wilt gebruiken als herinnering om terug te keren – kunt u het geluid van uw computer delen voor achtergrondmuziek. Dit werkt ongeacht of u uw scherm deelt of niet, waardoor u bijvoorbeeld een dia met informatie aan deelnemers kunt presenteren terwijl er muziek op de achtergrond speelt. Om audio te delen zonder uw scherm te delen, klikt u op Scherm delen > Geavanceerd > Computergeluid > Delen . U kunt audio afspelen vanaf elke locatie op uw apparaat, inclusief muziekstreamingdiensten en YouTube. Als u ook uw scherm wilt delen, klikt u op Scherm delen , selecteert u het programma of bureaublad dat u wilt delen en kiest u Geluid delen > Delen.

Het uitlichten van verschillende sprekers om een ​​realistische paneldiscussie te simuleren.

Zoom markeert standaard een video of pictogram van de huidige spreker. Dit kan, afhankelijk van je schermweergave, storend zijn, omdat de video's over je scherm bewegen – vooral tijdens vraag- en antwoordsessies wanneer meerdere deelnemers hun microfoon inschakelen en met de presentatoren communiceren. Om deze rommel te voorkomen, kunnen Zoom-hosts maximaal negen personen als primaire sprekers markeren, waardoor ze zichtbaar worden in het hoofdsprekerscherm voor deelnemers. (Dit is anders dan het vastzetten van een deelnemer, waarmee personen alleen als primaire spreker op jouw apparaat worden gemarkeerd.)

De Spotlight-functie simuleert in feite een echte paneldiscussie, waardoor deelnemers alle hoofdsprekers even goed kunnen zien. Andere deelnemers blijven zichtbaar via een schuifregelaar bovenaan het vergaderscherm. Om een ​​Spotlight toe te voegen, beweeg je de muis over de video van een deelnemer en klik je op de drie puntjes > Spotlight voor iedereen . Herhaal dit proces en selecteer ' Spotlight toevoegen' voor maximaal negen sprekers.

Een meeslepende kijkervaring toevoegen aan echte vergaderlocaties

Virtuele vergaderingen kunnen vaak saai aanvoelen, maar de Immersive View-functie van Zoom maakt presentaties, lessen of groepsbijeenkomsten een stuk boeiender door deelnemers in realistische omgevingen te plaatsen. In plaats van hoofden die in kleine vakjes zweven, kunt u deelnemers virtueel laten 'zitten' aan bureaus in een klaslokaal, op stoelen achter een podium of zelfs rond een kampvuur. Zorg ervoor dat uw Zoom-camera goed werkt voor de beste visuele ervaring . Zoom biedt vooraf gemaakte scènes, maar u kunt ook een foto van uw kantoor of buitenruimte uploaden. Deze virtuele achtergronden bieden plaats aan maximaal 25 deelnemers. Klik als host op Weergave > Immersive , kies vervolgens of u deelnemers automatisch of handmatig aan de scène wilt toevoegen en selecteer de scène. Klik op Start om mensen in de immersieve weergave te plaatsen. Voor aangepaste immersieve weergaven moet u deelnemers handmatig verplaatsen.

Aparte audiobestanden voor het opnemen van podcasts of educatieve content.

Omdat elke Zoom-vergadering kan worden opgenomen, is het een handig platform voor het maken en opslaan van samenwerkings- of gesprekscontent, zoals podcasts, tutorials, bestuursvergaderingen en Plus-vergaderingen. Het kan echter lastig zijn om later terug te luisteren als meerdere mensen tegelijk in de microfoon spreken, vooral als mensen door elkaar heen praten of als er achtergrondgeluid is bij de ene deelnemer terwijl de andere spreekt. In deze gevallen kunt u aparte audiobestanden opnemen en deze later samenvoegen voor een betere luisterervaring. Als host klikt u in de Zoom-desktopapp op uw profielfoto > Instellingen > Opnemen en schakelt u 'Een apart audiobestand opnemen voor elke deelnemer' in . Hierdoor wordt elk bestand lokaal opgenomen en opgeslagen onder de naam van de deelnemer.

Stel een tweede apparaat in als 'co-host' om deelnemers en chat te beheren.

Het beheren van een vergadering vereist dat je een presentatie deelt, de chat in de gaten houdt en bijhoudt wie er wil deelnemen. Dit kan behoorlijk lastig zijn, vooral als je dit allemaal op één klein scherm probeert te doen. Een oplossing is om in te loggen met een tweede apparaat en er één te gebruiken voor schermdeling en de andere voor het beheren van deelnemers en chatactiviteit. Neem deel aan de vergadering vanaf beide apparaten: klik op je primaire apparaat met hostrechten op Deelnemers , beweeg je muis over je andere profiel in de lijst en klik vervolgens op Meer > Medehost maken > Bevestigen . (Als je niet de primaire host van de vergadering bent, kun je alsnog medehostrechten krijgen.)

Met een betaald Zoom-account kun je tegelijkertijd inloggen op twee apparaten van hetzelfde type, of op een computer en een telefoon of tablet. Daarnaast kan iedereen inloggen op een ander apparaat met een ander account of als gast. Als je bent ingelogd met hetzelfde profiel, zorg er dan voor dat je alle apparaten op het tweede apparaat dempt om echo te voorkomen.

Richt je eigen wachtkamer in om een ​​live agenda te delen en met deelnemers te chatten.

Als u een professionelere (of aantrekkelijkere) wachtkamerervaring wilt dan de standaard Zoom-pagina met de melding 'Wachten tot de host de vergadering start', kunt u aanpassen wat deelnemers zien. De eenvoudigste optie is een teksttitel voor de wachtkamer, maar u kunt ook een afbeelding toevoegen, uw merklogo uploaden samen met een bericht of beschrijving voor de vergadering, of een herhalende video (met of zonder geluid) toevoegen. Deze video kan worden gebruikt om de agenda, de vergaderregels en een welkomstbericht weer te geven. Schakel de wachtkamerfunctie in wanneer u uw vergadering plant en ga vervolgens naar Wachtkameropties > Wachtkamer aanpassen > Opslaan nadat u uw aanpassingen hebt toegevoegd.

Zoom-wachtkamers beschikken ook over een chatfunctie, waarmee hosts berichten kunnen sturen naar iedereen in de wachtkamer of privé met individuen kunnen communiceren. Klik op Chat en selecteer de persoon of de deelnemers aan de wachtkamer om met iedereen te chatten.

Gebruik AI Companion om een ​​samenvatting te krijgen wanneer je te laat in een vergadering instapt.

AI Companion is Zoom's generatieve AI-tool die productiviteitsfuncties biedt zoals notities maken, vergaderingssamenvattingen en actiepunten instellen. Indien ingeschakeld voor een vergadering, kan het ook in realtime vragen van deelnemers beantwoorden. Dit betekent dat als u te laat instapt, u ​​een samenvatting krijgt van alles wat u hebt gemist zonder dat uw te late aankomst opvalt. Voorgeprogrammeerde vragen zijn bijvoorbeeld 'Haal me even bij', 'Werd mijn naam genoemd?' en 'Wat zijn de actiepunten?', maar u kunt ook zelf vragen stellen. Klik op het AI Companion-pictogram in de rechterbovenhoek van de vergadering en kies een voorgeprogrammeerde vraag of formuleer uw eigen vraag. Houd er rekening mee dat de functie 'Vergaderingsvragen' alleen beschikbaar is voor zakelijke accounts en door de host moet worden ingeschakeld.