10 Google Drive-trucs die je moet beheersen

Als centrale opslagplaats voor (vrijwel) alle bestanden in je Google-account is Drive een onmisbaar hulpmiddel voor Workspace-gebruikers om documenten, spreadsheets en media op te slaan, te organiseren en te delen. Om je Drive georganiseerd te houden en optimaal gebruik te maken van de samenwerkingsfuncties, zijn hier 10 handige tips die je moet kennen.

Gebruik snelkoppelingen in plaats van bestanden te dupliceren om opslagruimte te besparen.

Als je Drive organiseert en een enkel bestand vanuit meerdere mappen toegankelijk moet zijn – wat vaak het geval is bij meerdere projecten – hoef je het bestand niet te verplaatsen of meerdere kopieën te maken. Dit neemt namelijk opslagruimte in beslag en voorkomt dat medewerkers van verschillende teams aan dezelfde actuele versie kunnen werken. Laat het originele bestand gewoon staan ​​waar het is en maak snelkoppelingen op andere locaties. Klik met de rechtermuisknop op een bestand in Drive om het optiemenu te openen, ga vervolgens naar Organiseren > Snelkoppeling toevoegen en kies de gewenste map.

Gebruik URL-verkorters om snel nieuwe bestanden te maken die specifiek zijn voor een bepaald account.

URL-verkorters besparen enorm veel tijd bij het openen van nieuwe Drive-bestanden – met name documenten, spreadsheets en presentaties – vooral als u tegelijkertijd bent aangemeld bij meerdere Google-accounts, zoals een werk- en een privéaccount. Wanneer u doc.new, sheet.new of slide.new in de adresbalk typt, wordt er automatisch een nieuw bestand aangemaakt onder uw primaire account. Voeg /1, /2, /3, enz. toe om aan te geven welk account u wilt gebruiken. Dit voorkomt dat u meerdere keren moet klikken om een ​​nieuw bestand te starten.

Gebruik de aangepaste deelkoppelingen om automatisch kopieën te maken.

Met een andere linkverkorter kun je ontvangers van gedeelde bestanden dwingen een kopie te maken in plaats van alleen het origineel te bekijken of te bewerken. Deze functie is handig voor het delen van sjablonen, checklists en ander materiaal dat gebruikers moeten bewerken, maar waarbij het origineel behouden moet blijven. Vervang simpelweg `/edit` of `/view` aan het einde van de deelbare link door `/copy`, en ontvangers krijgen de melding "maak een kopie" wanneer ze het bestand openen.

Upload nieuwe versies om bestaande documenten te overschrijven zonder de deellink te wijzigen.

Google Originals worden in realtime bijgewerkt terwijl je bewerkt, zodat alle medewerkers de wijzigingen kunnen zien. Nieuwe versies van pdf's, afbeeldingen en video's moeten echter opnieuw worden gedeeld, tenzij je het origineel overschrijft. Klik met de rechtermuisknop op een bestand dat niet van Google is en ga naar Versies beheren > Nieuwe versie uploaden om dezelfde deellink voor de update te behouden.

Vergrendel bestanden in de alleen-lezenmodus om te voorkomen dat Plus wijzigingen aanbrengt.

Als u de definitieve versie van een Drive-bestand wilt delen, maar wilt voorkomen dat ontvangers het bestand bewerken – per ongeluk of opzettelijk – kunt u het vergrendelen in de alleen-lezenmodus. Deze methode is sneller dan het bestand converteren naar een pdf of het beheren van machtigingen voor verschillende gebruikers. Klik met de rechtermuisknop op het bestand om het optiemenu te openen en ga vervolgens naar Bestandsinfo > Vergrendelen . (Houd er rekening mee dat u het bestand pas kunt bewerken nadat u het hebt ontgrendeld.)

Schakel de optie voor het converteren van .docx-bestanden naar Google-compatibele bestandsformaten in.

Een andere functie die u veel klikken bespaart, is de automatische conversie van externe bestanden naar Google Docs-indelingen. Dit is vooral handig als u regelmatig .docx-, .xlsx- of .pptx-documenten van Microsoft-gebruikers ontvangt. In plaats van elke keer handmatig te converteren, kunt u naar Instellingen > Algemeen gaan , naar beneden scrollen naar het gedeelte Uploads en de optie inschakelen om geüploade bestanden naar Google Docs-indeling te converteren.

Voeg bijschriften bij afbeeldingen toe aan PDF-bestanden om directe feedback te geven.

Met bewerkbare Drive-bestanden kunt u eenvoudig tekst markeren en annoteren, maar u kunt hetzelfde doen voor andere bestandstypen in de voorbeeldmodus. Deze functie is handig voor het annoteren van afbeeldingen, lay-outs en ontwerpen zonder dat u het bestand hoeft te downloaden en in een apart programma hoeft te openen. Dubbelklik om een ​​afbeelding te openen of een PDF te bekijken en klik vervolgens op het annotatie -icoon bovenaan. Selecteer vervolgens het gebied dat u wilt annoteren en voeg uw opmerking toe.

Gebruik geavanceerde zoekfilters om snel verloren bestanden terug te vinden.

Mijn persoonlijke Google Drive is vaak nogal rommelig, waardoor het lastig is om oude bestanden te vinden waarvan ik de naam ben vergeten, zonder door een lange lijst met ongeorganiseerde items te hoeven scrollen. Geavanceerde zoekfilters zijn een belangrijk onderdeel van de oplossing, waarmee je je zoekopdracht kunt verfijnen op bestandstype, eigenaar en datum. Voer simpelweg termen zoals 'type:', 'eigenaar :', ' voor :' of 'na:' in de zoekbalk in, gevolgd door je criteria.

Maak een speciaal projectcentrum aan voor gemakkelijke toegang tot gerelateerde bestanden.

De organisatiestructuur van Drive is opvallend eenvoudig; het toont voorgestelde bestanden en mappen op het tabblad Start, terwijl het tabblad Mijn Drive standaard alfabetisch is gesorteerd met de mogelijkheid om te sorteren op wijzigingsdatum. Je kunt natuurlijk mappen aanmaken en bestanden verplaatsen (inclusief met behulp van de hierboven genoemde sneltoets), maar het kan ook handig zijn om een ​​dynamisch 'Centrum' te creëren voor snelle toegang tot relevante bestanden, bijvoorbeeld voor een specifiek werkproject of vakantie. Betaalde Workspace-gebruikers krijgen het tabblad Prioriteit, waarmee tot 25 bestanden van overal in Drive kunnen worden gegroepeerd zonder ze van hun oorspronkelijke locatie te verplaatsen. Gratis gebruikers kunnen items markeren met een ster of een hoofdbestand voor documenten maken en bestandsmappen toevoegen met het @-symbool.

Gebruik de Drive-scanner om snel bonnen en geprinte documenten te digitaliseren.

Je hebt geen aparte app nodig om documenten te scannen; Google Drive heeft deze functie ingebouwd , waardoor zowel iPhone- als Android-gebruikers snel geprinte documenten naar Drive kunnen digitaliseren met behulp van de camera van hun apparaat. Open de Drive-app en selecteer het scanpictogram of het plusteken (+) , tik vervolgens op 'Document scannen' . Google voert een paar kleine aanpassingen uit , waarna je de naam en bestemming kunt opgeven en op 'Uploaden' kunt tikken . Vanaf dat moment zijn je gescande bonnen, contracten en andere bestanden doorzoekbaar, net als alle andere bestanden in je Drive.