Hoe u een prestatieverbeteringsplan (PIP) effectief kunt gebruiken

De belangrijkste kernpunten

• Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is een stappenplan en geen straf. Het is de bedoeling dat teamleden groeien, niet dat ze geïntimideerd worden en zich aan de regels moeten houden of dat ze moeten falen.
• Gebruik een prestatieverbeteringsplan (PIP) alleen na duidelijke en eerlijke gesprekken. Als je nog geen verwachtingen hebt geschapen en nog geen echte gesprekken hebt gevoerd over je mislukkingen, dan is het tijd.
• Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is bedoeld voor vaardigheidsgerelateerde kwesties. Denk aan gemiste deadlines of verkoopdoelen, en niet aan gedragsproblemen zoals te laat komen of gebrek aan respect.
• Duidelijkheid is vriendelijkheid. Uw teamlid mag nooit verrast worden door een Prestatieverbeteringsplan (PIP). Als dat zo is, dan is het probleem dat het leiderschap onduidelijk is.
• Eén-op-één-gesprekken staan ​​voorop. Voordat u overgaat tot een formeel plan, kunt u het beste regelmatig één-op-één-vergaderingen houden, zodat u problemen in een vroeg stadium signaleert en uw team kunt coachen over hoe ze verder moeten.
• Een sterk prestatieverbeteringsplan (PIP) bevat specifieke details. Maak een duidelijke lijst van wat er ontbreekt, wat er moet veranderen, hoe u de voortgang bijhoudt en wat er gebeurt als er geen verbetering optreedt.

Niemand houdt van moeilijke gesprekken. Jij niet. En ook je teamleden niet. Zelfs de collega die het pokergezicht als handelsmerk had kunnen registreren, niet.

Als iemand in je team niet aan de verwachtingen voldoet, kun je niet alleen maar hopen dat de situatie op magische wijze verbetert. U moet ingrijpen, duidelijk en oprecht. Zo rijd je goed.

Maar wat als je al moeilijke, eerlijke gesprekken hebt gehad en het nog steeds niet beter gaat? Hier kom jij in beeld. Prestatieverbeteringsplan (PIPS) (We noemen dit ook wel het 90-dagenplan.)

In tegenstelling tot wat vaak wordt gedacht, is een prestatieverbeteringsplan (PIP) niet slechts een formele stap voordat iemand wordt ontslagen. Het gaat ook niet om micromanagement of het uitdelen van straffen. Als u een prestatieverbeteringsplan (PIP) op de juiste manier gebruikt, is het een duidelijke routekaart voor groei en een helder plan voor wat er in de toekomst van u verwacht wordt.

Het geeft teamleden die het moeilijk hebben een echte kans om het tij te keren. En als dat niet gebeurt, biedt het hen ook een waardige en respectvolle uitweg. Laten we eens kijken hoe een plan voor prestatieverbetering eruit moet zien en hoe u ermee verder kunt. Leiderschap dat uw team dient Op zijn best.

 

Wat is een prestatieverbeteringsprogramma (PIP)?

verwijst naar de term PIP naar mij Prestatieverbeteringsprogramma (Prestatieverbeteringsplan). En hij is Een schriftelijk plan waarin de prestatietekorten van de werknemer nauwkeurig worden beschreven en wat hij of zij moet doen om aan de verwachtingen van de baan te voldoen.. Een programma voor prestatieverbetering is een essentieel hulpmiddel voor prestatiemanagement. Het biedt een gestructureerd kader voor het aanpakken van problemen en het stellen van meetbare doelen.

 

Wat is een prestatieverbeteringsprogramma (PIP) op de werkvloer?

Een prestatieverbeteringsprogramma (PIP) of prestatieontwikkelingsplan wordt op de werkvloer gebruikt wanneer een teamlid structureel ondermaats presteert op een vaardigheidsgericht gebied van zijn/haar baan. Het kan bijvoorbeeld zijn dat hij zijn verkoopdoelen niet haalt, dat hij deadlines niet haalt of dat hij niet duidelijk met klanten communiceert. De termen “prestatieontwikkelingsplan” en “prestatieverbeteringsprogramma” worden vaak door elkaar gebruikt.

Het Performance Improvement Program (PIP) wordt niet gebruikt om gedragsproblemen zoals te laat komen (of afwezigheid), gebrek aan respect of ongepaste kleding aan te pakken. Dit zijn geen gebieden voor incrementele verbetering – het zijn gebieden die ‘nu moeten veranderen’. Het Performance Improvement Program (PIP) is gebaseerd op vaardigheden.

Gratis Key Result Areas (KRA)-sjabloon

Met een Key Result Areas (KRA)-document kunt u duidelijke rolverwachtingen voor uw team creëren. Ontvang ons gratis sjabloon, plus enkele voorbeelden van voltooide Key Result Areas (KRA's) ter referentie! *Opmerking van een expert: Met het KRA-model kunt u belangrijke prestatie-doelstellingen definiëren en meten.*

 

Wanneer moet u een prestatieverbeteringsplan gebruiken?

Laat dit duidelijk zijn: bied nooit een prestatieverbeteringsplan (PIP) aan wanneer u er klaar voor bent om iemand te laten gaan, zonder dat u eerst een aantal duidelijke en directe gesprekken hebt gevoerd voordat u dat moment bereikt hebt. Zoals leiderschapsexpert Patrick Lencioni zegt: “Iemand ontslaan… is vaak de laatste laffe daad van een leider die niet weet hoe hij mensen ter verantwoording moet roepen of die dat niet wil.” *Met andere woorden: een plan ter verbetering van de prestaties moet een echte kans op verbetering zijn, en niet slechts een formaliteit vóór beëindiging van het dienstverband.*

Het is niet acceptabel om een ​​plan voor prestatieverbetering te presenteren als eerste gesprek met een teamlid. Maar als je gesprekken hebt gevoerd en ze niet helpen, of als iemands prestaties stagneren of zelfs achteruitgaan, dan is het tijd om naar het volgende niveau van verantwoording te gaan.

Armando Lopez, senior director human resources bij Ramsey Solutions, raadt aan om uzelf deze drie vragen te stellen om te bepalen of het tijd is om een ​​90-dagenplan te introduceren:

• Hebt u uw verwachtingen duidelijk geformuleerd?
• Hebt u de fouten gedocumenteerd en er een echt gesprek over gevoerd?
• Zou dit teamlid verbaasd zijn als hij/zij hoort dat hij/zij niet aan de verwachtingen voldoet?

"Als je niet op alle drie de vragen 'ja' kunt antwoorden, moet je niet verdergaan", zegt Armando. “Onduidelijk zijn is onvriendelijk.” Verrassingen zijn nooit leuk, vooral niet als er veel op het spel staat. Zorg ervoor dat je teamlid precies weet waar hij of zij aan toe is. *Volkomen duidelijkheid bij het stellen van verwachtingen is de basis voor een effectief plan voor prestatieverbetering.*

De waarheid is dat 99% van je emotionele energie in het leiden van je team besteed moet worden aan Duidelijke verwachtingen stellen. De resterende 1% is bedoeld om teamleden verantwoordelijk te houden.

Het stellen van duidelijke verwachtingen is een tweerichtingsgesprek: iedereen duidelijkheid verschaffen en resultaten boeken. Team aankoop Op weg naar gemeenschappelijke doelen. Dus voordat u een formeel plan tevoorschijn haalt, moet u ervoor zorgen dat u Een-op-een-bijeenkomsten Wees regelmatig eerlijk over prestatieproblemen.

Geef problemen in realtime aan, geef duidelijke feedback en geef specifieke voorbeelden van onvervulde verwachtingen en veranderingen die u nodig heeft. Gebruik vervolgens één-op-één-gesprekken om het teamlid te coachen bij de voortgang.

 

Hoe schrijf je een plan voor prestatieverbetering?

Het schrijven van een plan voor prestatieverbetering gaat niet alleen over het invullen van de lege velden op een formulier. Het gaat erom een ​​plan te maken dat volledig duidelijk en eerlijk is. Wat moet er in ieder geval in zitten:

• Specifieke prestatieverbeteringsgebieden: Gebruik hiervoor hun Key Result Areas (KRA). *Key Result Areas (KRA's) zijn cruciale prestatie-indicatoren voor werknemers.*
• Wat u kunt verwachten: Wees specifiek. "Doe 10 verkoopgesprekken per dag", niet "Doe meer gesprekken."
• Tijdschema voor verbetering: Meestal 90 dagen, met controles na minimaal 30 en 60 dagen.
• Hoe meet u de voortgang? Duidelijke statistieken, niet alleen vertoningen.
• Wat gebeurt er als er geen verbetering is: Meestal eindigt de dienstbetrekking.

Uw inbreng moet direct en respectvol zijn. Dit is geen suggestiebox. Het is een 'dit moet veranderen'-document. Dus zodra u uw plan voor prestatieverbetering hebt opgesteld en klaar bent om het in te dienen, neem dan de tijd om uw kennis over Hoe je ongemakkelijke gesprekken kunt voeren.

 

Veelgestelde vragen over het prestatieverbeteringsplan

Heeft u nog vragen over prestatieverbeteringsplannen (PIP's)? Dat is goed. Het betekent dat je het belangrijk vindt en dat je het goed probeert te doen. Hieronder vindt u enkele veelgestelde vragen over plannen voor prestatieverbetering, met antwoorden van Armando, een expert op het gebied van prestatiemanagement.

 

Hoe moeten pre-PIP-gesprekken eruit zien?

Ga eerst met een teamlid zitten en bespreek zijn of haar Key Performance Indicators (KRA). Spreek openhartig over elk punt. Stel dat ze vijf kerngebieden hebben en op drie daarvan voldoen ze aan de verwachtingen, op één gebied is er verbetering nodig en op een ander gebied schieten ze volledig tekort.

Ramsey gebruikt een vijfpuntsschaal: 1 – Heeft begeleiding nodig, 2 – Zelfvoorzienend, 3 – Bekwaam, 4 – Geavanceerd, 5 – Gaat een level omhoog. Op een vijfpuntsschaal zou dit teamlid dus drie als 3'en zien, één als 2'en en één als 1'en. *Let op: Deze schaal helpt bij het bepalen van de huidige en gewenste prestatieniveaus.*

Benadruk de gebieden waarin hij goed is. Geef vervolgens aan welke gebieden verbetering behoeven. Leg uit hoe het verhogen van het prestatieniveau van 2 naar 3 (of hoger) eruit zou zien en leg uit wat er zou moeten veranderen in het gebied met een 1. Maak duidelijk dat deze verwachtingen niet optioneel zijn - ze zijn essentieel voor de functie.

Documenteer elk gesprek voor uw eigen administratie en persoonlijke verantwoording, en organiseer uw aantekeningen op:

• التاريخ
• Wat is de onvervulde verwachting?
• Wat is de vereiste norm?
• Welke verbetering hebben u en het teamlid besproken?

Het gaat er niet om een ​​teamlid te betrappen op onderpresteren. Het gaat erom dat je diegene helpt de kloof duidelijk te zien en hem of haar een eerlijke kans geeft om die te dichten. *Het doel van een prestatieverbeteringsplan is om de werknemer te ondersteunen bij het behalen van succes.*

 

Hoe weet ik dat ze de ernst van de situatie begrijpen?

Het is één ding om alleen de woorden te zeggen, enEffectief communiceren Zorgen dat de bedoeling wordt overgebracht, is een tweede. Vraag jezelf dus af: Is de boodschap die u wilde overbrengen dezelfde als de boodschap die de andere partij heeft ontvangen?

Hier volgen twee eenvoudige manieren om dit te controleren, waarbij de nadruk ligt op het belang van: Objectieve beoordeling van de ernst van de situatie و Effectieve communicatie op de werkvloer:

1. Vraag hen om de ernst van de situatie in te schatten. Zeg bijvoorbeeld: "Op een schaal van 1 tot 5 – waarbij 1 een beetje constructieve kritiek is en 5 ontslag – hoe ernstig is dit voor u?" Als zij 1 of 2 zeggen, terwijl het bij jou 4 of 5 is, dan is dat een teken dat je niet duidelijk genoeg was. Ga terug en probeer directer te zijn. *Deze zelfevaluatie helpt inzicht te krijgen in de manier waarop de werknemer de ernst van de situatie ervaart, wat erg belangrijk is.*
2. Vraag hen om het gesprek samen te vatten. Vraag hen aan het eind van het gesprek om vijf minuten de tijd te nemen om op te schrijven wat ze hebben gehoord: wat het probleem was, wat er moet worden veranderd en wanneer. Stuur dit vervolgens per e-mail naar u. Als hun opmerkingen slechts een deel van het gesprek beslaan of als de toon informeler is dan u bedoelde, is dit een teken dat u de zaken moet verduidelijken. *Door een samenvatting op te vragen, zorg je ervoor dat de werknemer begrijpt welke verwachtingen en verantwoordelijkheden hem zijn opgelegd.*

Je bent niet hard, je bent duidelijk. Uw teamlid moet zich realiseren dat de volgende verwachtingen gelden: Noodzakelijkheden Het is niet kansen.

 

Wat als ik zeker weet dat ik klaar ben om door te gaan met een prestatieverbeteringsplan (PIP)?

Hebt u tot nu toe alle juiste gesprekken gevoerd en gedocumenteerd? Als je het gedaan hebt en het is tijd om het officieel te maken, doe het dan niet alleen. Leg de situatie voor aan uw HR-commissie. Als u die niet hebt, raadpleeg dan een of twee andere betrouwbare leiders. Dit is een moment waarop vertrouwde collega's u helpen om even pas op de plaats te maken, uw proces en uw onderbuikgevoel te evalueren. *Opmerking van een deskundige: overleg met uw HR-commissie of leiderschapsteam zorgt voor een eerlijke en transparante aanpak.*

Denk je dat deze persoon het in zich heeft om binnen 90 dagen het tij te keren?

Als het eerlijke antwoord nee is, bied dan geen prestatieverbeteringsplan (PIP) aan. Dat zou onaardig en oneerlijk zijn. Het is tijd om ze los te laten. Een prestatieverbeteringsplan (PIP) is geen uitstelgedrag. Het is een echte kans voor iemand om op te stijgen en te blijven. *Waarschuwing: Het gebruiken van een prestatieverbeteringsplan (PIP) als instrument om ontslag uit te stellen, wordt beschouwd als een onethische praktijk.*

Als je denkt dat het nog steeds mogelijk is, geef ze dan twee duidelijke opties:

• Optie A: Zeg nu op en ontvang een volledige ontslagvergoeding.
• Optie B: Volledig toegewijd aan het veranderen van zaken en het voldoen aan de normen (maar als ze dat niet doen, krijgen ze later niet dezelfde compensatie)

Geef je teamlid een paar dagen de tijd om erover na te denken en vertel hem of haar dat je hetzelfde zult doen. Zeg bijvoorbeeld: "Neem het weekend de tijd om erover na te denken. Maandag kun je me vertellen of je verder wilt gaan of ermee wilt stoppen. Ik zal er ook over nadenken – en misschien kom ik dan tot de conclusie dat we er klaar voor zijn om ermee te stoppen. Zo ja, dan laat ik het je weten, en dan is het je laatste dag."

Het goede nieuws is dat veel mensen dingen kunnen en ook daadwerkelijk veranderen – maar alleen als de verwachtingen, het tijdsbestek en de gevolgen duidelijk zijn. *Pro tip: Duidelijkheid over verwachtingen en consequenties is essentieel voor een succesvol prestatieverbeteringsplan (PIP).*

 

Hoe dien ik een prestatieverbeteringsplan (PIP) in?

Dit is een van die gesprekken waarbij de manier waarop u overkomt net zo belangrijk is als wat u zegt. Je hebt te maken met een echt persoon, iemand met hoop, rekeningen, stress en een verhaal. Dus zelfs als je gefrustreerd bent, begin met duidelijkheid. En aandacht.

Ik doe:

• Begin met empathie. Behandel anderen zoals je zelf behandeld wilt worden als de rollen omgedraaid waren.
• Wees nieuwsgierig en niet veroordelend. Stel vragen en luister om te begrijpen, niet om te discussiëren.
• Houd u aan de feiten. Laat ze hun prestatieverschillen zien, en niet hun persoonlijke zwakheden.
• Zeg het moeilijke op een vriendelijke toon. Draai er niet omheen.
• Geef ze tijd om het te verwerken. Twee tot drie dagen is een redelijke termijn voordat er een beslissing kan worden genomen.

niet doen:

• Zeg niet: "Het is niet persoonlijk." Voor hen is het hetzelfde.
• Laat uw emoties niet de boventoon voeren. Blijf rustig, ook al is hun reactie heftig.
• Maak het niet zo makkelijk dat ze de ernst van de situatie uit het oog verliezen. Wees duidelijk en vastberaden.
• Neem hun reactie niet persoonlijk. Dit is hard nieuws. Geef ze de ruimte om te voelen.

Vraag hen na het gesprek om het samen te vatten. Zo weet u of wat u zegt, overeenkomt met wat zij hebben gehoord. *Let op: Deze werkwijze zorgt ervoor dat het plan helder en eenduidig ​​is.*

 

Hoe kies ik de juiste doelen voor mijn Performance Improvement Plan (PIP)?

Begin met het identificeren van het probleem waarmee u wordt geconfronteerd. Vraag jezelf dan eens af: Wat kun je hier verwachten? Dit is jouw doel.

Houd bij het stellen van verwachtingen echter wel rekening met de rol van de werknemer en het aantal dienstjaren in die functie. Je mag niemand oneerlijke normen opleggen. *Het is belangrijk om de doelen van het prestatieverbeteringsplan af te stemmen op de huidige ervaring en verantwoordelijkheden van de werknemer.*

Heb je nog steeds problemen? Denk na over wat voor successen je over een jaar met dit teamlid zou willen vieren. Misschien komt het doordat ze hem zien spreken tijdens vergaderingen, doordat mensen hem als eerste om hulp vragen bij problemen, of doordat ze complimenten van klanten krijgen in plaats van klachten. Vraag jezelf nu eens af: Wat houdt deze persoon tegen om daar te komen? *Het antwoord op deze vraag geeft vaak de essentie weer van de doelstellingen van een effectief plan voor prestatieverbetering.*

 

Wat is de ideale tijdsduur om een ​​werknemer onder een prestatieverbeteringsplan (PIP) te houden?

• Normaal gesproken duren prestatieverbeteringsplannen (PIP's) maximaal 90 dagen, met controlepunten en evaluaties na 30 en 60 dagen. *Dit algemene tijdsbestek weerspiegelt de beste praktijken op het gebied van prestatiemanagement.*
• Gebruik bij elk controlepunt het Prestatieverbeteringsplan (PIP) om de werknemer te vragen: "Hoe ziet u uw voortgang?" *Deze methode stimuleert zelfevaluatie en verantwoording.*
• Als een werknemer niet op het vereiste niveau presteert, geef hem of haar dan de specifieke aanpassingen die u nodig heeft. *Wees duidelijk en specifiek over uw verwachtingen.*

Onthoud dat beide partijen zich op elk moment kunnen terugtrekken. Als blijkt dat dit niet werkt, is het oké om het te beëindigen voordat de 90 dagen om zijn. *Flexibiliteit is cruciaal bij prestatiemanagement.*

 

Wat gebeurt er aan het einde van de periode van 90 dagen?

"Wanneer een teamlid het einde van de 90 dagen bereikt en de doelen behaalt, vier dat dan met hem of haar!" zegt Armando. "Vertel ze dat ze een enorm succes zijn geweest en bewezen hebben dat ze kunnen leveren wat er van hen verwacht wordt. Nu is het aan hen om door te gaan."

Hij benadrukt ook dat verwachtingen niet veranderen als het plan afloopt. Maak duidelijk tegen het teamlid dat hij of zij geen nieuwe toewijzing of nog een uitstelperiode van 90 dagen krijgt als de prestaties opnieuw verslechteren. Als het helpt, kunnen ze zelfs doen alsof er iemand naar ze kijkt, totdat het werkniveau tweede natuur is geworden. (Maar kijk niet te veel over hun schouder mee. Gebruik in plaats daarvan de één-op-één-gesprekken om hen te steunen en blijf vertrouwen en open communicatie opbouwen.)

Nog iets dat heel duidelijk moet zijn:

• Ze kunnen niet naar een andere afdeling verhuizen terwijl ze bezig zijn met een Performance Improvement Plan (PIP), of direct daarna. Ze moeten eerst een consistente prestatie op hun nieuwe plek laten zien.

Plannen voor prestatieverbetering zijn niet eenvoudig, maar ze zijn verdien Dat. Het geeft helderheid, waardigheid en richting. En als het goed wordt gebruikt, kan het tot krachtige transformaties leiden.

Daag uzelf en uw leidinggevenden die direct aan u rapporteren uit om eerlijk, duidelijk en snel problemen aan te pakken. Het allerbelangrijkste is om uw werknemers in alle gevallen te behandelen zoals u zelf behandeld wilt worden.

 

 

Volgende stap: Stel duidelijke verwachtingen ten aanzien van de functies.

Bent u op zoek naar een eenvoudige manier om uw teamleden verantwoordelijk te houden? Voordat Heeft u een prestatieverbeteringsplan (PIP) nodig? Gebruik het Key Result Areas (KRAs)-model om duidelijk te maken wat succes precies inhoudt, voor elke functie. Door Key Result Areas (KRA's) te identificeren, worden verantwoordelijkheden duidelijk gedefinieerd. Dit is essentieel voor het verbeteren en effectief evalueren van prestaties. *Opmerking van een expert: Door KRA's te definiëren, zorgt u ervoor dat de inspanningen van werknemers zijn afgestemd op de strategische doelen van de organisatie.*

 

Vond u dit artikel nuttig? Deel het!