Wij worden allemaal gedreven door gewoontes. We hebben allemaal terugkerende acties gedurende de dag, momenten die meerdere keren of tientallen keren plaatsvinden, afhankelijk van de aard van ons werkleven. U kunt deze terugkerende momenten gebruiken om nieuwe gewoontes te creëren die uw algehele effectiviteit op het werk kunnen verbeteren. Stapel deze mini-gewoontes vervolgens op elkaar. Hieronder staan een aantal nuttige gewoontes die u kunt aannemen, geïnspireerd op terugkerende taken in uw dag. Deze gewoontes zullen u helpen uw doelen te bereiken en uw prestaties te verbeteren.
Of u nu thuis of op kantoor werkt, de kans is groot dat u aan meerdere virtuele vergaderingen deelneemt. Virtuele vergaderingen kunnen uitputtend zijn voor onze psyche en ons fysieke welzijn. Draai bij elke vergadering, vlak voordat u op de knop ‘Deelnemen aan vergadering’ drukt, uw schouders – naar binnen… omhoog… en terug. We zitten allemaal elke dag te lang stil. Door je schouders rond te maken, rek je ze iets. Het herinnert u er bovendien aan om rechtop te zitten en uw handen uit elkaar te houden. Wanneer uw handen aan weerszijden van de noten landen die u gebruikt, kunt u dat als hulpmiddel gebruiken. (Zie nr. 2)
- Zie uw feedback als meer dan alleen een weerspiegeling van uw inhoud; Het is een rekwisiet. Stel je voor dat er aan beide kanten van je notitieboekje een muur zit. Uw handen mogen niet op de aantekeningen terechtkomen of tussen u en de aantekeningen komen. Je handen uit elkaar houden en op tafel laten rusten in plaats van ze samen te vouwen, lijkt misschien een beetje gek, maar dat is prima. Omdat rechtop zitten met je handen uit elkaar er ongemakkelijk uitziet, is de kans groter dat je handgebaren maakt. Door gebaren te gebruiken, kunt u de zenuwachtige energie die we allemaal voelen wanneer we tijdens een vergadering spreken, verminderen. Als u uw informatie op symbolische wijze 'overdraagt' aan de deelnemers van uw vergadering door naar hen te wijzen, hetzij in persoon of virtueel, richt u uw zenuwenergie op iets productiefs, in plaats van op een schokkerige of nerveuze beweging.
- Volg de regel van de ‘twee vragen’. Wanneer een collega of klant tijdens een vergadering zijn mening geeft, is onze eerste reactie om meteen te zeggen: ‘Ik denk dat…’ en vervolgens ook onze mening te geven. Pauzeer in plaats daarvan en stel twee vragen. Door even stil te staan, krijgt u even de tijd om na te denken. Bovendien helpen de twee vragen u om het standpunt van de ander beter te begrijpen. Dat kan invloed hebben op de manier waarop u uw eigen mening vormt. Ik wou dat ik u kon vertellen welke twee vragen u moet stellen, maar die zijn afhankelijk van de aard en inhoud van wat de ander zegt.
Nuttige klassieke vragen zijn onder meer:
“Waarom is dit onderwerp zo belangrijk voor u?”
"Hoe kom je tot deze conclusie?"
“Welke aanvullende informatie zou voor u nuttig zijn?”
- Aan het einde van de vergadering, wanneer de gespreksleider zegt: "Ik denk dat we klaar zijn", kijk dan eerst naar uw vergadernotities voordat u naar uw telefoon kijkt. Veel van ons willen meteen op onze telefoon kijken om te zien welke e-mails er tijdens de vergadering zijn binnengekomen. Toen de vergadering afgelopen was, waren alle onderwerpen die jullie besproken hadden nog steeds actueel. Zodra je op je telefoon kijkt, worden de vergaderonderwerpen minder duidelijk. Hebt u ooit de dag na de vergadering de notulen van uw vergadering doorgenomen en tegen uzelf gezegd: "Ik wist wat dit betekende toen ik het schreef, maar ik heb nu geen idee meer wat het betekent." Wanneer u uw aantekeningen bekijkt, zult u waarschijnlijk opmerken dat u veel namen hebt opgeschreven. We hebben de neiging om ideeën of concrete zaken op te schrijven. Voeg aan elk zelfstandig naamwoord een werkwoord toe. Als je een zelfstandig naamwoord en een werkwoord samen gebruikt, heb je een complete zin, een complete gedachte. Deze zin zal duidelijk zijn wanneer u de volgende keer uw aantekeningen doorneemt om te onthouden wat er tijdens de vergadering is gebeurd.
- Begin elke e-mail met de naam van de ontvanger. In een poging om effectief te zijn, maken we vaak gebruik van shortcuts die onze impact eigenlijk ondermijnen. Als u direct met de kern van uw e-mail begint, concentreert u zich op de inhoud. Als je met de naam van een persoon begint, concentreer je je meer op het individu. Je stelt je zijn gezicht voor. Je herinnert je je laatste gesprek met hem nog. Je denkt na over hoe deze persoon de informatie zal ontvangen. Als u zich op het individu richt, kunt u bepalen welke toon u moet aanslaan en welke taal gepast en nuttig is. Door de boodschap af te stemmen op de persoon in kwestie, vergroot u de kans dat uw boodschap wordt gehoord op de manier die u voor ogen had. En daarmee vergroot u de kans dat u de impact bereikt die u hoopt te creëren.
- Waarschijnlijk neemt u deel aan tientallen vergaderingen per week. Al vroeg in de vergadering gaat iemand van de sociale chat naar de kern van het probleem. Als u degene bent die de bijeenkomst opent, voeg dan, nadat u het doel van de bijeenkomst hebt genoemd, een belangrijke zin toe om de waarde van uw tijd bij dit publiek te vergroten. Nadat u zegt: "Bedankt dat u met mij wilde afspreken om X te bespreken", voegt u de zin "voordat we daaraan beginnen" toe, en een open vraag.
“Wat staat er nog meer op je agenda?”
“Wat zou nog meer nuttig kunnen zijn om te bespreken?”
Welke andere onderwerpen houdt u momenteel bezig?
Als u bereid bent uw eigen agenda opzij te zetten om te kijken naar wat voor de ander belangrijk is, laat u zien dat u betrokken bent en toegewijd bent aan het helpen van de klant of collega waarmee u samenwerkt. Net zoals u e-mails begint met de naam van de ontvanger, kunt u ook beginnen met het benoemen van de behoeften van de andere persoon voordat u uw agenda bespreekt. Zo verschuift de focus van de vergadering van de inhoud naar het individu. Het helpt je een relatie op te bouwen in plaats van alleen maar informatie te pushen. *Dit versterkt het vertrouwen en de samenwerking.*
U bent bezig met het aanscherpen van de vaardigheden die essentieel zijn voor uw beroep. Deze vaardigheden zijn moeilijker dan zachtere competenties zoals communicatievaardigheden. Het toepassen van goede technieken op zachtere vaardigheden vergt alleen oefening. Door uw gedrag klein te veranderen, verandert u de manier waarop u met anderen communiceert. Al snel worden deze gedragingen uw nieuwe gewoontes, en u hoeft er niet veel over na te denken. *Het verbeteren van communicatievaardigheden verbetert uw professionele en leiderschapscompetentie.*
Reacties zijn gesloten.