Bedrijven zoals Google, IBM, Intel en anderen zullen wellicht nog steeds de krantenkoppen halen met hun beslissingen over de "terugkeer naar kantoor", maar op een paar uitzonderingen na gaat het debat niet langer over de vraag óf ze thuiswerken zullen toestaan, maar hoe vaak . Nu de situatie rondom "waar" we werken zich stabiliseert, is het tijd om onze aandacht te richten op "hoe". Hoe kan het beheersen van de mix van realtime of "synchrone" en "asynchrone" samenwerking de productiviteit verhogen, de vergaderlast verminderen en stress verlichten? Asynchrone samenwerking is een belangrijke strategie om de efficiëntie te verbeteren en de stress van frequente vergaderingen te verminderen.
Een te hoge vergaderdrukte heeft een negatieve impact op de productiviteit van werknemers, stress en meer.
Synchrone samenwerking bestaat uit persoonlijke vergaderingen, videoconferenties en telefoongesprekken. Asynchrone samenwerking omvat e-mail, forums, opgenomen vergaderingen, gezamenlijke documenten, videoberichten en hulpmiddelen voor projectbeheer. Het kiezen van de juiste samenwerkingsmethode (synchroon of asynchroon) is essentieel voor het verbeteren van de workflow.
Er zijn geen echte regels over wat het beste is, maar over het algemeen geldt:
Synchrone samenwerking is het meest geschikt voor het aanpakken van complexe kwesties, het voeren van gevoelige gesprekken, één-op-één-vergaderingen met de baas en het versterken van sociale banden. Synchrone samenwerking wordt vaak verkozen in situaties waarin directe interactie en uitwisseling van ideeën vereist is.
Asynchrone samenwerking is het meest geschikt voor aankondigingen, statusupdates, gegevensverzameling, documentatie en gezamenlijk schrijven. Dankzij asynchrone samenwerking kunnen medewerkers flexibel en op verschillende tijdstippen werken, waardoor de efficiëntie en productiviteit toenemen.
Zelfs het afspreken van hulpmiddelen voor samenwerking kan de efficiëntie verhogen en de stress verminderen die gepaard gaat met het moeten monitoren van meerdere kanalen. Maar de echte beloning komt wanneer teams het eens worden over de methode – synchroon of asynchroon – en de tool die ze zullen gebruiken op basis van de aard van de interactie. Door de juiste hulpmiddelen en methoden te identificeren, kunt u het samenwerkingsproces stroomlijnen en verwarring verminderen.
Andere voordelen van asynchroon werken (Async)
Stel bij elke vergadering vragen. Kan het vervangen worden door een asynchroon alternatief?
Bij asynchroon werken gaat het niet alleen om het verminderen van de vergaderlast. Als het correct wordt toegepast, kan het:
- Versnelt samenwerking over tijdzones heen.
- Teamleden die op afstand werken, vermijden vergaderingen na werktijd.
- Zorgt voor meer diversiteit in de ideeën doordat mensen een bijdrage kunnen leveren zonder de druk om tijdens vergaderingen hun mening te moeten geven.
- Het stimuleert innovatie door ‘groepsdenken’ en het buigen voor de luidste stem in de kamer te vermijden.
Vergaderingen zijn de gemakkelijkste gelegenheid voor verbetering.
Volgens een rapport van Atlassian zijn vergaderingen in 72% van de gevallen ineffectief. Ad-hocvergaderingen, die volgens Microsoft 60% van alle vergaderingen uitmaken , scoren het slechtst. Bij de beoordeling van hun waarde vond slechts 7% van de respondenten in het rapport 'Workplace Flexibility Trends 2024' – gebaseerd op een onderzoek waaraan ik heb meegewerkt – ze zeer waardevol. Zelfs het hoogst gewaardeerde type vergadering, besluitvormingsvergaderingen, werd door slechts 24% van de respondenten als zeer waardevol beschouwd.
Asynchrone hulpmiddelen bieden hoop voor het verbeteren van de efficiëntie van vergaderingen. Bijna 60% van de respondenten vond dat e-mail een kwart van de vergadertijd zou kunnen vervangen, en 30% zei dat het zelfs de helft zou kunnen vervangen. De kosten in termen van productiviteitsverlies vanwege onnodige vergaderingen zijn enorm. Voor een bedrijf met 1,000 werknemers kan het schrappen van slechts twee wekelijkse vergaderingen een jaarlijkse besparing van ongeveer $ 3.7 miljoen aan productiviteitsverlies opleveren (zie Noot 1).
Vijf manieren om aan de slag te gaan met Async
Om optimaal te profiteren van asynchrone technologie, moeten organisaties het onderdeel maken van hun kernactiviteiten. "Onze cultuur van asynchrone samenwerking stelt ons team in staat om buiten geplande vergaderingen samen te werken", zegt Mohamed Shahdi, voorzitter en COO van Muse Group . "Het geeft iedereen meer flexibiliteit om zich te richten op het behalen van de beste resultaten, in plaats van door agenda's te scrollen of tijd te verspillen aan het maken van PowerPoint- presentaties . We hebben ook gezien dat deze verschuiving mensen bewuster maakt in hun directe samenwerking, waardoor vergaderingen waardevoller worden en de productiviteit juist toeneemt in plaats van afneemt." *Expert Note: Asynchrone samenwerking stelt teams in staat flexibel te werken en zich te richten op resultaten in plaats van zich aan rigide schema's te houden.*
Gelukkig kan een beetje Async al een groot verschil maken. Hier zijn vijf snelle manieren om aan de slag te gaan.
1. Stel elke vergadering ter discussie: de basisprincipes van effectief beheer van zakelijke vergaderingen
Voordat je op de knop 'Verzenden' klikt in de agenda-uitnodiging, stel jezelf dan de volgende belangrijke vragen om de productiviteit van je team te verbeteren :
- Is deze bijeenkomst echt nodig? Kan de taak niet zonder vergadering worden volbracht?
- Kan de vergadering worden opgenomen voor degenen die niet fysiek aanwezig hoeven te zijn? Hierdoor kunnen ze de inhoud later nog eens bekijken, indien nodig.
- Kan de vergadering korter zijn? Vaak kunnen dezelfde resultaten in minder tijd worden bereikt.
- Kan de vergadering worden vervangen door een e-mail of een gedeeld document? Overweeg efficiëntere alternatieven voor traditionele vergaderingen.
2. Verbetering van de vergaderkwaliteit: deskundige strategieën
Werknemers hebben over het algemeen geen hekel aan vergaderingen, maar ze haten vergaderingen die hun tijd verspillen. Maak uw vergaderingen ‘de moeite waard’ met deze effectieve strategieën:
- Het is verplicht om een agenda te hebben en te specificeren welke leerstof vooraf moet worden gelezen.
- Maak aanwezigheid optioneel om de efficiëntie te verbeteren.
- Neem vergaderingen op, zodat mensen die er niet bij waren, de opname later kunnen bekijken.
- Laat de agenda niet afleiden door nieuwe, ongeplande onderwerpen.
- Laat de luidste stem in de kamer het gesprek niet domineren of anderen intimideren.
Bij Muse Group bevat elke uitnodiging voor een bijeenkomst een agenda met duidelijke doelstellingen en voorbereidende teksten. Het rapport besluit met het identificeren van specifieke actiestappen.
3. Plan vergadervrije dagen in: verhoog de productiviteit en verminder burn-outs
Werknemers worden vaak overladen met vergaderingen die elkaar in rap tempo opvolgen, waardoor ze weinig tot geen tijd overhouden om hun taken af te ronden of zelfs maar kritisch na te denken. Om de concentratie te bevorderen en vergadermoeheid te verminderen, kunt u overwegen om regelmatig vergadervrije dagen of uren in te lassen. Zo krijgen uw werknemers een betrouwbaar moment om zich langdurig te concentreren. Het is belangrijk om te weten dat het instellen van "focusdagen" de prestaties kan verbeteren en het aantal onnodige vergaderingen kan verminderen. Dropbox schrijft de vermindering van het aantal vergaderingen met 28% toe aan de "focusdagen".
4. Minimaliseer onderbrekingen
Ad hoc-vergaderingen hebben een negatieve invloed op de productiviteit en verhogen stress. De gemiddelde cognitieve werker wordt tussen de 6 en 25 keer per dag gestoord. Elke onderbreking vergt 15 tot 25 minuten hersteltijd.
5. Zorg voor één enkele bron van betrouwbare informatie.
Asynchroon werken gedijt bij duidelijke schriftelijke communicatie. Met gedetailleerde documentatie kunnen projecten soepel verlopen in verschillende tijdzones, wordt de transparantie vergroot, is er minder behoefte aan voortdurende updates en wordt bijgedragen aan het opbouwen van een sterk institutioneel geheugen. Het hebben van één enkele bron van betrouwbare informatie, ook wel de “Single Source of Truth” (SSOT), geeft medewerkers een gevoel van onafhankelijkheid, zorgt ervoor dat collega’s de uitleg niet steeds opnieuw hoeven te herhalen, helpt bij het onboardingproces en zorgt ervoor dat iedereen dezelfde antwoorden op zijn of haar vragen krijgt. Deze praktijk wordt gezien als de hoeksteen van effectief kennisbeheer binnen een bedrijf.
Asynchrone communicatie is geen wondermiddel.
Hoewel asynchrone communicatie veel voordelen biedt, is het succes ervan afhankelijk van een effectieve implementatie. Houd rekening met het volgende voordat u besluit hoe u met asynchrone communicatie wilt omgaan:
- Doe het rustig aan. Begin langzaam door een van de bovenstaande aanbevelingen toe te passen.
- Ik besef dat werknemers het voorbeeld van managers en leiders volgen. Zij zouden degenen moeten zijn die het goed doen en die een goed rolmodel zijn.
- Verwacht niet dat werknemers vanzelf overgaan op asynchrone communicatie. Ze hebben training nodig, voortdurende herinneringen en een reden om te veranderen: "Wat levert het mij op?" (WIIFM). Benadruk hoeveel tijd je hiermee bespaart en dat het de stress vermindert die ontstaat doordat je het gevoel hebt dat er te weinig tijd in een dag zit. *Let op: Werknemers moeten de waarde van deze transformatie voelen.*
- Maak in passende situaties gebruik van asynchrone communicatietechnieken. Het is niet de ideale oplossing om gevoelige of emotionele onderwerpen te bespreken, dringende of ingewikkelde kwesties aan te kaarten of nieuwe sociale relaties op te bouwen.
- Houd er rekening mee dat asynchrone communicatiealternatieven ernstig te lijden hebben onder het gebrek aan visuele en auditieve feedback. De kans dat de verzonden boodschap niet de ontvangen boodschap is, is dus veel groter. *Om misverstanden te voorkomen, gebruik duidelijke en beknopte taal.*
- Ik besef dat mensen met grote sociale behoeften de grootste moeite zullen hebben met het aanpassen aan asynchrone communicatie. Verkopers en extraverte mensen gedijen bijvoorbeeld het beste bij directe communicatie. Zonder dit lijden ze enorm. Er moet een compromis of andere uitlaatklep zijn voor hun behoefte om in realtime te communiceren.
Conclusie
Het invoeren van asynchrone samenwerking betekent niet dat alle realtime vergaderingen of interacties worden afgelast; het gaat erom bewust na te denken over hoe, wanneer en waarom mensen in realtime communiceren. Het gaat erom het tijdmanagement van medewerkers te verbeteren en de productiviteit van het team te verhogen.
Naarmate de plaats en de manier van werken blijven veranderen, wordt het beheersen van nieuwe werkwijzen en processen, zoals asynchroon werken, cruciaal voor het succes van individuen, teams en organisaties. Deze transformatie biedt een gouden kans om flexibele werkstrategieën te implementeren en de digitale werkomgeving te verbeteren.
Opmerking 1) Veronderstelt een gemiddeld salaris van $ 60,000 plus secundaire arbeidsvoorwaarden en een gemiddelde vergadertijd van 60 minuten.
Reacties zijn gesloten.