Je freelancebedrijf laten groeien: jouw gids voor het kiezen van de beste freelancers

Een cruciaal moment in de groei van een freelance carrière breekt aan wanneer de werklast de capaciteit van één persoon overstijgt. Je merkt dat je nieuwe projecten moet afwijzen, tot laat moet doorwerken om alles bij te houden, of dat de kwaliteit van je werk achteruitgaat door uitputting.

De volgende logische stap is om iemand anders in te schakelen voor hulp, maar dit is ook het punt waarop veel freelancers hun eerste echte fout maken bij het aannemen van personeel. Niet omdat ze de verkeerde persoon kiezen, maar omdat ze er nooit goed over hebben nagedacht wat voor professionele relatie ze vanaf de basis moeten opbouwen.

Wanneer overschrijden uw projecten uw capaciteit? 

Naarmate je freelancebedrijf groeit en je merkt dat je overweldigd raakt door taken, wordt het uitbreiden van je team onvermijdelijk. Het bereiken van je maximale capaciteit als individuele freelancer is een terechte zorg, maar het vereist een echte toewijding, geen tijdelijke oplossing. Hulp inschakelen betekent meestal een van de volgende twee dingen: ofwel een andere freelancer inhuren om met je samen te werken aan specifieke onderdelen van het project, ofwel bepaalde taken uitbesteden. In de tussentijd blijf je verantwoordelijk voor de klant, of je werkt uiteindelijk toe naar het opbouwen van een klein, zelfstandig team.

Elk van deze trajecten brengt andere verwachtingen, uiteenlopende administratieve procedures en verschillende risico's met zich mee voor het geval er iets misgaat. Daarom is het belangrijk om de structuur goed te overwegen in plaats van zomaar voor de gemakkelijkste optie te kiezen die de eerste persoon die je belt opmerkt.

Zelfstandige aannemer of onderaannemer?

Deze termen worden vaak losjes gebruikt, maar ze beschrijven fundamenteel verschillende relaties. Dit verschil heeft een aanzienlijke invloed op de verantwoordelijkheid van de klant, de betalingsstroom en mogelijke gevolgen bij werkgerelateerde problemen. Het begrijpen van het onderscheid tussen zelfstandige contractors en onderaannemers is de eerste stap, aangezien elke rol volledig andere verplichtingen met zich meebrengt, ook al worden deze termen in vacatures en informele gesprekken vaak door elkaar gebruikt.

over het algemeen:

De zelfstandige die u inhuurt, werkt rechtstreeks met u samen binnen een afgebakende scope en heeft over het algemeen de vrijheid om te bepalen hoe het werk wordt uitgevoerd.

Een onderaannemer daarentegen werkt volgens een regeling waarbij u verantwoordelijk blijft jegens de eindklant en de onderaannemer rechtstreeks aan u rapporteert in plaats van aan de klant.

Als je je team uitbreidt voor een groter project en één aanspreekpunt voor je klant wilt behouden, is het uitbesteden van een deel van het werk vaak de meest eenvoudige oplossing. Als je echter echt extra mankracht nodig hebt die parallel aan het project werkt en een gelijke positie heeft, is het inhuren van een tweede onafhankelijke contractant wellicht de beste optie.

Waar let je op bij het screenen van een potentiële aannemer?

Zodra u de benodigde structuur hebt vastgesteld, verdient het inspectieproces zelf dezelfde grondigheid als die u van de klant zou verwachten bij een inspectie van uw pand:

• Bekijk hun portfolio en zoek naar werkvoorbeelden die echt aansluiten bij wat je nodig hebt, niet alleen naar werk dat in het algemeen indrukwekkend is.
• Vraag om referenties Van hun nieuwe klanten, niet alleen van de recensies die op hun website staan.
• Voer een open gesprek over hun beschikbaarheid en huidige werklast; iemand die vijf andere klanten beheert, heeft mogelijk niet de capaciteit om aan jouw planningseisen te voldoen.

Het is ook belangrijk om te letten op hoe ze communiceren, zelfs voordat je iets ondertekent. Iemand die vaag is over zijn of haar processen, traag reageert tijdens gesprekken over de aanstelling , of onduidelijk is over de prijsstelling, zal diezelfde gewoontes waarschijnlijk ook in de werkrelatie toepassen zodra er geld en deadlines op het spel staan. Als je in deze fase helemaal nieuw bent en het hele aanstellingsproces je onbekend voorkomt, is het de moeite waard om de basisprincipes van freelancen nog eens door te nemen. Veel van wat voor jou als individuele freelancer gold, verandert namelijk wanneer jij degene bent die iemand anders bij een project betrekt.

Een juiste classificatie beschermt niet alleen de aannemer, maar ook u.

Het verkeerd indelen van een werknemer is niet alleen een risico voor grote bedrijven met een personeelsafdeling. De verantwoordelijkheid voor de juiste indeling van de persoon die je aanneemt, ligt bij jou, zelfs als je al je werk op je laptop doet.

De Internal Revenue Service (IRS) gebruikt een combinatie van gedrags-, financiële en relationele factoren om te bepalen of iemand als zelfstandige of als werknemer moet worden beschouwd, ongeacht de benaming die u in uw eigen documenten gebruikt. Uiteindelijk komt het erop neer hoeveel controle u heeft over hoe, wanneer en waar het werk wordt gedaan, wie de gereedschappen en apparatuur levert en of de relatie een integraal en doorlopend onderdeel van uw bedrijf lijkt te zijn in plaats van een specifieke en tijdelijke overeenkomst.

Het Amerikaanse ministerie van Arbeid hanteert een eigen economische realiteitstoets voor lonen en werktijden, die soortgelijke vragen vanuit een iets ander perspectief bekijkt, waaronder de vraag of een werknemer daadwerkelijk de mogelijkheid heeft om te winnen of te verliezen op basis van zijn of haar eigen beslissingen.

Deze verkeerde classificatie zorgt niet alleen voor problemen voor de zzp'er, maar kan er ook toe leiden dat u aansprakelijk wordt gesteld voor te late belastingbetalingen, boetes en niet-uitbetaalde uitkeringen als later blijkt dat de werknemer die u als zelfstandige (1099) behandelde, in werkelijkheid bij u in dienst was. Voor een freelancer met een kleine marge is dit een risico dat serieus overwogen moet worden vóórdat de eerste factuur wordt verstuurd, en niet erna.

Bereid de overeenkomst voor voordat u met de werkzaamheden begint.

Een mondelinge afspraak, hoe gedetailleerd ook, is geen vervanging voor een schriftelijke overeenkomst wanneer u zelf iemand inhuurt voor een project. De overeenkomst moet minimaal het volgende bevatten:

• Omvang van de werkzaamheden
• Betalingsbedrag en -schema
• Van wie is het eindproduct van het werk?
• Vertrouwelijkheidsverwachtingen indien het project gevoelige klantinformatie bevat.
• Wat gebeurt er als een van beide partijen de overeenkomst voortijdig wil beëindigen?

De Amerikaanse Small Business Administration (SBA) biedt eigen richtlijnen voor het inhuren van contractanten versus werknemers, waarin de verplichtingen van de werkgever gedetailleerd worden beschreven, inclusief de risico's met betrekking tot loon en secundaire arbeidsvoorwaarden die kunnen ontstaan ​​als later wordt vastgesteld dat de arbeidsrelatie in feite een arbeidsovereenkomst was, ongeacht de contractuele benaming.

Het gaat er hier niet om een ​​conflict te veroorzaken met iemand met wie je wilt samenwerken. Het gaat erom dat beide partijen een duidelijk en gedeeld begrip hebben van de schriftelijke overeenkomst. Op die manier kunnen toekomstige meningsverschillen eenvoudig worden opgelost door terug te grijpen naar de vastgelegde overeenkomst, in plaats van dat elke partij het gesprek anders herinnert.

Betalingsstructuren in zelfstandige contractrelaties

De manier waarop u de betaling regelt, heeft direct invloed op uw cashflow en de bereidheid van de aannemer om prioriteit te geven aan uw project.

1. Vaste projectkosten – Perfect geschikt voor bedrijven met een duidelijk omschreven scope en bekende resultaten.
2. Facturering per uur Het is zinvoller voor open of experimentele bedrijven waarvan de reikwijdte nog kan veranderen.
3. Betaling op basis van voltooiing (fasen) Deze methode houdt in dat een deel van de kosten wordt vrijgegeven na voltooiing van specifieke werkfasen. Het is effectief voor langlopende projecten en biedt bescherming voor beide partijen: de aannemer hoeft niet tot het einde te wachten op betaling en u betaalt niet het volledige bedrag voordat u concrete vooruitgang ziet.

Ongeacht de gekozen structuur, wees ook transparant en duidelijk over uw betalingsschema. Als uw opdrachtgever u betaalt op basis van "netto 30 dagen" en u van plan bent de onderaannemer te betalen nadat u deze gelden heeft ontvangen, moet u hen hiervan op de hoogte stellen voordat ze met de werkzaamheden beginnen, en niet nadat ze hun taak hebben voltooid en op betaling wachten.

Wanneer heb je in plaats daarvan een echte onderaannemer nodig?

Er is een specifiek punt waarop uitbesteding, in plaats van simpelweg extra hulp in te huren, de meest geschikte optie wordt:

• Wanneer u het enige aanspreekpunt voor de klant moet blijven.
• Wanneer het werk onder bepaalde voorwaarden moet worden opgeleverd Uw huidige merk Of uw eigen kwaliteitsnormen, in plaats van een aparte bijdrage.
• Wanneer u specifiek op een project biedt vanwege uw eigen reputatie en de behoefte om extra capaciteit in te schakelen zonder dat de klant het gevoel krijgt dat hij nu met meerdere leveranciers te maken heeft.

In deze structuur bent u als enige verantwoordelijk als er iets misgaat. Dit betekent dat uw controlenormen voor de onderaannemer hoger moeten liggen dan die u hanteert voor een hoofdaannemer waarmee u als gelijkwaardige partner samenwerkt. U zorgt ervoor dat hun werk van dezelfde kwaliteit is als uw eigen werk.

Waarschuwingssignalen waar je op moet letten voordat je een contract afsluit

Voordat je besluit een freelancer in te huren, zijn er een aantal waarschuwingssignalen die je serieuze aandacht verdienen.

1. Iemand die weigert referenties of voorbeelden van eerder werk te verstrekken die relevant zijn voor het type project waaraan u werkt.
2. De prijzen lijken te mooi om waar te zijn in vergelijking met...Marktprijzen Gezien de aard van de gevraagde dienst, duidt dit vaak op een gebrek aan ervaring of een latere concessie aan de kwaliteit.
3. Aarzeling om de basisvoorwaarden, met name de betalingsvoorwaarden, schriftelijk vast te leggen.
4. Vage antwoorden over beschikbaarheid, vooral als je concrete toezeggingen nodig hebt met betrekking tot een specifieke deadline.

Geen van deze signalen betekent automatisch dat iemand niet geschikt is, maar ze verdienen het wel om direct aan de orde te worden gesteld in plaats van te hopen dat het probleem vanzelf verdwijnt zodra er actie wordt ondernomen. Vaak geeft de reactie van iemand wanneer er direct naar een waarschuwingssignaal wordt gevraagd waardevollere informatie dan het antwoord zelf.

Een betrouwbaar team van zelfstandige contractanten opbouwen

Om als freelancer duurzame groei te realiseren, is het essentieel om een ​​kernteam van betrouwbare freelancers op te bouwen. De eerste freelancer aannemen is meestal het moeilijkst, vaak omdat er nog geen eerdere prestaties zijn om mee te vergelijken. Na verloop van tijd wordt het doel om een ​​kleine pool van freelancers op te bouwen die je kunt vertrouwen voor verschillende soorten werk, zodat je niet bij elk nieuw project opnieuw het selectieproces hoeft te doorlopen.

Noteer na elk contract, zelfs informele, wat wel en niet werkte: de communicatiestijl, de betrouwbaarheid, de kwaliteit van het eindresultaat en of je hen opnieuw zou inhuren voor een vergelijkbaar project. Deze notities worden pas echt waardevol wanneer je freelancebedrijf de fase bereikt van regelmatige groei en krimp op basis van de projectomvang – het soort groei waar freelancers die hun bedrijfsmodel verder ontwikkelen mee te maken hebben.

afsluitende gedachten

Kortom, onthoud dat succesvolle groei als freelancer afhangt van weloverwogen aanwervingsbeslissingen. Freelancers die soepel groeien, zijn niet degenen die bij elke aanwerving geluk hebben. Integendeel, het zijn degenen die elke aanwervingsbeslissing met de grootste ernst behandelen, net zoals ze verwachten dat een opdrachtgever zijn of haar aanwervingsbeslissing behandelt.

Voordat we hiertoe overgaan, is het de moeite waard om het fundamentele verschil tussen een werknemer en een zelfstandige vanuit het perspectief van de andere partij te bekijken. Inzicht in de redenen waarom je in eerste instantie voor freelancen hebt gekozen, geeft namelijk vaak het duidelijkste beeld van wat de mensen die je inhuurt zoeken.