De belangrijkste dingen die je moet weten
- ابدأ الاجتماع بتحديد واضح لجدول الأعمال والوقت المخصص له، مع تخصيص الدقائق الأخيرة للأسئلة، لأن خمس دقائق من الاستطراد في اجتماع يضم 12 شخصًا تستهلك ساعة من الوقت الجماعي.
- استخدم عبارات محددة لإدارة النقاشات الجانبية والأسئلة المتكررة واحتكار الحديث، مثل "دعنا نناقش هذا الأمر لاحقاً بشكل منفصل" أو "لقد تناولنا هذا الموضوع سابقًا" أو "لنأخذ السؤال التالي من شخص جديد".
- عند المقاطعة، حافظ على نبرة صوت هادئة ومحايدة، وتجنب السخرية أو التوبيخ العلني، وانتقل مباشرة إلى النقطة التالية لجعل الحدود غير قابلة للتفاوض دون إحراج المشاركين.
سؤال واحد مطول قد يُحبط الجميع.gettyبعد عشرين دقيقة من اجتماع مدته ثلاثون دقيقة، ترتفع اليد نفسها مجدداً. يقول المتحدث: “أود فقط أن أكرر نقطة، ثم لدي سؤال سريع.” ما يتبع ذلك يستغرق ثلاث دقائق ولا يحتوي على سؤال واضح المعالم. يتطرق إلى نقطة قمت بتغطيتها سابقاً، ثم يتجول في موضوع آخر، وينتهي أخيراً بـ “لذا، أعتقد أنني أتساءل فقط عن رأيك.”
يسمح معظم قادة الاجتماعات لهذا السلوك بالاستمرار لأن مقاطعة شخص ما أمام زملائه تبدو غير مهذبة. لكن المشكلة تكمن في أن هذه الدقائق الإضافية تُخصم من وقت الجميع. عندما يستغل شخص واحد هذا الوقت للتفكير بصوت عالٍ أو تكرار نقطة، فإن البنود الأخيرة في جدول الأعمال تُنجز على عجل، وقد لا يحصل الأشخاص الأكثر هدوءًا في مجموعتك على فرصة للتحدث Begin.
أسهل طريقة للتعامل مع هذا الموقف هي وضع بعض القواعد قبل بدء الأسئلة، ثم استخدام لغة واضحة ومباشرة عندما يتجاهلها أحدهم. لست بحاجة إلى رد ذكي، ولا تحتاج إلى تشخيص سبب إطالة الشخص في حديثه.
تحديد الحدود قبل بدء الحديث
ابدأ الاجتماع بتحديد واضح لجدول الأعمال والوقت المخصص له. على سبيل المثال، يمكنك القول: “لدينا وقت حتى الساعة 2:30، وسنغطي ثلاث نقاط رئيسية، وسنخصص الدقائق الخمس الأخيرة للأسئلة.” هذه الجملة تضع حداً واضحاً يمكنك الرجوع إليه لاحقاً، وتضمن أن الجميع على دراية بنفس القاعدة منذ البداية.
يمكنك أيضاً تغيير طريقة جمع الأسئلة. اطلب من المشاركين وضعها في الدردشة (chat)، أو تأجيلها حتى نهاية الاجتماع، أو تدوينها أثناء حديث المتحدث. قد يكون النقاش المفتوح مناسباً تماماً لجلسات العمل التفاعلية، لكنه نادراً ما يكون الخيار الأمثل للاجتماعات التي تتطلب التزاماً صارماً بالوقت.
يمكن أن يساعد استخدام “موقف الأفكار” (parking lot) في التعامل مع الأسئلة المفيدة ولكنها خارج نطاق الاجتماع. ضع الموضوع على قائمة مرئية، وكلف شخصاً بالمتابعة، وقم بتضمينه في الملاحظات. يكون الناس أكثر استعداداً للتخلي عن نقطة جانبية عندما يرون أنها لم تختفِ ببساطة في العدم.
في دراسة أجرتها Leadership IQ حول فعالية الفريق والإحباطات، سألنا 6,821 قائداً وموظفاً عن مدى تكرار مغادرتهم للاجتماعات دون وضوح بشأن الخطوات التالية. أجاب 13.1% من المستجيبين بأن ذلك يحدث بشكل متكرر، بينما قال 46.5% إنه يحدث أحياناً. بعبارة أخرى، ما يقرب من ستة من كل عشرة أشخاص يغادرون بعض الاجتماعات على الأقل دون تحديد واضح للخطوات التالية.
بالطبع، ليست الأسئلة المطولة هي المسؤولة عن كل بند عمل غير واضح. لكن هذه النتيجة توضح مدى ضآلة الهامش المتاح في العديد من الاجتماعات للانحرافات. عندما يدرك الجميع ما يجب أن يحققه الاجتماع ومتى يجب أن ينتهي، فإن إعادة توجيه النقاش الجانبي يصبح أقل شخصية، لأنك بذلك تفرض حدوداً سمعها الجميع.
العبارة الأولى: توجيه النقاش الجانبي إلى مسار آخر
عندما يبدأ أحدهم في حديث مطول وخارج عن الموضوع، قل: “اسمح لي أن أوقفك هنا. هذا موضوع يستحق النقاش، لكنه يتجاوز ما يمكننا تغطيته الآن. دعنا نناقش هذا الأمر لاحقاً بشكل منفصل لنتمكن من إنهاء جدول الأعمال في الوقت المحدد.” هذه الجملة الأولى حاسمة، لأن الانتظار بلباقة لنقطة توقف طبيعية قد يستغرق عدة دقائق إضافية.
إذا رد الشخص قائلاً: “أحتاج دقيقة أخرى فقط”، كرر الحدود: “أتفهم ذلك، لكن علينا المضي قدماً. يرجى إرسال بقية النقاط لي، وسأتابعها بعد الاجتماع.” قلها مرة واحدة وانتقل إلى البند التالي في جدول الأعمال؛ فالشرح المطول يجعل الحدود تبدو قابلة للتفاوض.
العبارة الثانية: اختتم سؤالاً أجبت عنه بالفعل
عندما يطرح أحدهم السؤال ذاته مرة أخرى، قل: “لقد تناولنا هذا الموضوع سابقًا، لذا سأحرص على المضي قدمًا. يسعدني أن نراجعه معًا بعد الاجتماع.” هذا العرض للمتابعة يوضح أنك تدير الوقت بفاعلية، ولا ترفض تقديم المساعدة.
لكن هناك محاذير هنا: قد يكون السؤال المتكرر علامة على أن إجابتك الأولى لم تكن واضحة. إذا بدا الارتباك على وجوه عدة أشخاص، أجب عنه مرة أخرى. أما إذا كان شخص واحد يعيد طرح رأي ناقشته المجموعة بالفعل، فاختتم النقاش وواصل.
العبارة الثالثة: امنح الفرصة لشخص آخر
إذا استمر الشخص نفسه في احتكار الحديث، قل: “أرغب في التأكد من سماع آراء الأشخاص الذين لم يتحدثوا بعد. لنأخذ السؤال التالي من شخص جديد.” هذا ببساطة تطبيق لـ قاعدة مشاركة عادلة يمكن للجميع في الغرفة فهمها.
بالنسبة للاجتماعات التي تتطلب مشاركة واسعة، يمكنك الإعلان عن هذه القاعدة مسبقًا: سؤال واحد لكل شخص حتى يحصل كل من يرغب في التحدث على فرصته. هذا يجنبك الحاجة إلى اختراع حد بعد أن يكون شخص واحد قد احتكر النقاش بالفعل.
كيف تقاطع دون إحراج أي شخص
تكتسب نبرة صوتك أهمية أكبر هنا من إضافة طبقات من المجاملة المبالغ فيها. ألقِ العبارة بهدوء، دون تنهدات يائسة أو تقليب للعينين أو اعتذار مطول، ثم انتقل مباشرة إلى النقطة التالية. عادة ما يكون تكرار نفس الصياغة الهادئة والمحايدة أكثر فعالية من البحث عن صيغة أكثر حزمًا في كل مرة يحاول فيها الشخص المقاومة.
تجنب أيضًا السخرية والتوبيخ العلني. عبارة مثل: “إذا كنا سنصل إلى صلب الموضوع يومًا ما”، قد تثير الضحك، لكنها تحول أيضًا حدود الوقت البسيطة إلى منافسة على المكانة. قد يصبح الآخرون أكثر حذرًا بشأن طرح أسئلة مشروعة لأنهم شاهدوا للتو شخصًا يتعرض للإحراج بسبب حديثه.
خمس دقائق من الاستطراد في اجتماع يضم 12 شخصًا تستهلك ساعة من الوقت الجماعي. حماية هذا الوقت جزء من وظيفتك في إدارة الاجتماع. أعد توجيه الاستطراد، أو اختتم السؤال المتكرر، أو امنح الفرصة لشخص آخر، ثم انتقل مباشرة إلى الشخص التالي أو بند جدول الأعمال.
Redactienormen, herpublicatie en toestemmingen
Reacties zijn gesloten.