Het geheim van slimmere AI zit niet in het verzoek van de gebruiker, maar in Google Drive.

Uit mijn ervaring heb ik geleerd dat de grootste verbetering in mijn resultaten niet altijd voortkomt uit de vraag zelf, maar uit het geven van toegang aan kunstmatige intelligentie tot de documenten die ik al dagelijks gebruik.

Zodra de AI toegang had tot mijn notities, onderzoeken, pdf's en vrijwel alles in mijn Google Workspace, begon het meer te functioneren als een assistent die de context achter mijn vragen begreep.

Als je Google Drive al gebruikt, zijn hier zeven manieren om optimaal van deze context te profiteren.

1. Een omvangrijk onderzoeksmateriaal omzetten in een verzorgd eerste concept.

De opdracht: Maak aan de hand van de documenten in deze map een presentatie waarin de belangrijkste bevindingen worden uitgelegd. Structureer de presentatie met duidelijke kopjes, geef aan waar de bronnen verschillen en wijs op beweringen die nader onderzoek vereisen.

In plaats van informatie uit een half dozijn documenten te kopiëren en te plakken, laat je AI je onderzoeksmap zien en leg je uit wat je probeert te schrijven. Je zult het verschil meteen merken. In plaats van te vertrouwen op informatie die de AI al kent, zal de AI zijn antwoord baseren op jouw onderzoek.

2. Vergelijk documenten in seconden

De opdracht: Vergelijk deze twee documenten en maak een tabel waarin alle belangrijke wijzigingen worden weergegeven. Markeer alle wijzigingen die van invloed zijn op prijzen, deadlines, verantwoordelijkheden of belangrijke beslissingen.

Moet je weten wat er is veranderd tussen twee versies van een voorstel of contract? Dit overkomt mij voortdurend als Google Docs niet volstaat, of als de eerste versie volledig verloren is gegaan. Upload beide bestanden en laat AI ze vergelijken. Wat normaal gesproken een half uur moeizaam proeflezen en nauwgezette aandacht voor detail kost, is nu in seconden geklaard.

3. Stel vragen over de observaties van de afgelopen jaren.

Vraag: Welke projecten werden het vaakst genoemd tijdens de vergaderingen die ik de afgelopen zes maanden heb bijgewoond?

Of: Welke taken heb je je voorgenomen die je nog niet hebt afgerond?

De meesten van ons hebben honderden documenten opgeslagen in Google Drive die we zelden openen. In plaats van handmatig door mappen te zoeken, laat AI de inhoud doorzoeken. Het is een veel snellere manier om informatie terug te vinden die je al hebt gemaakt. AI-zoekopdrachten nemen een enorme vlucht: 6 taken die gebruikers nu aan AI overlaten in plaats van aan Google.

4. Zet PDF-bestanden om in concrete taken

Het verzoek: Vat dit document samen, geef een lijst van alle uitvoerbare taken, vermeld belangrijke deadlines en leg uit waar ik extra op moet letten.

Lange rapporten zijn nuttig, totdat het tijd is om ze daadwerkelijk te lezen. Of het nu gaat om een ​​kwartaalverslag, een schoolboek of een gebruikershandleiding, AI kan de informatie eruit halen die je nodig hebt. Zo krijg je geen algemene samenvatting, maar iets dat je echt kunt gebruiken.

5. Ontdek verbanden waarvan je niet wist dat ze bestonden.

Dit is een van mijn favoriete toepassingen van kunstmatige intelligentie. Geef het een aantal relevante documenten, zoals een brainstormsessie, feedback van een klant, notulen van een vergadering en een projectplan, en vraag het om naar patronen te zoeken.

Mogelijk ontdekt u terugkerende problemen, over het hoofd geziene ideeën of thema's die niet duidelijk waren bij het lezen van elk document afzonderlijk.

6. Oude werken nieuw leven inblazen

Ik gebruik deze truc nu constant. Mijn Google Drive staat vol met documenten die er destijds geweldig uitzagen, maar die ik steeds heb uitgesteld. Kunstmatige intelligentie kan daar verandering in brengen. Zo kan een transcript van een webinar een blogpost worden, notulen van een vergadering een checklist, een presentatie een nieuwsbrief of een oud rapport een socialmediacampagne. De mogelijkheden zijn werkelijk eindeloos.

In plaats van elke keer helemaal opnieuw te beginnen, bouw je voort op het werk dat je al hebt gedaan.

7. Laat kunstmatige intelligentie je schrijfstijl leren.

(Afbeeldingbron: Getty Images)