Conflicten komen veel voor in ons dagelijks leven. Als we goed naar ons eigen leven kijken, zien we dat we te maken hebben gehad met conflicten met de mensen om ons heen, of dat we daar nog steeds mee te maken hebben. Soms hebben we moeite met verschillende situaties.
Conflicten krijgen echter een geheel nieuwe betekenis wanneer ze op de werkvloer plaatsvinden. Of u nu werkgever, leidinggevende of werknemer bent, op de werkvloer krijgt u te maken met verschillende soorten conflicten. Conflictbemiddeling is daarbij een belangrijk hulpmiddel. Het is niet mogelijk.
In sommige gevallen kunnen deze conflicten gezond zijn. Maar in de meeste gevallen verstoort het de normale workflow en heeft het gevolgen voor iedereen: van de topman binnen de organisatie tot de werknemers, en vaak ook voor externe partijen.
Daarom is het beter om een goede strategie te hebben voor het omgaan met conflicten op de werkvloer. Zo voorkomt u dat u, uw collega's, leidinggevenden en andere belanghebbenden te veel last hebben van conflicten op de werkvloer. Effectief conflictmanagement draagt bij aan het creëren van een positieve en productieve werkomgeving.
Oorzaken van conflicten op de werkvloer
Voordat ik het ga hebben over bewezen strategieën voor conflictbeheersing op de werkvloer, zal ik eerst de belangrijkste oorzaken van dergelijke situaties bespreken. Over het algemeen hebben deze conflicten invloed op vrijwel elke organisatie ter wereld. Daarom is het noodzakelijk, en zelfs verplicht, om een effectieve en bewezen strategie voor conflictbeheersing te hebben.
1. Conflicten tussen managers en werknemers
Dit soort conflicten op de werkvloer komen veel voor. Het vindt plaats tussen de directe manager en een of meerdere leden van zijn team, en in sommige gevallen het hele team.
Meestal gebeurt dit omdat de verantwoordelijke persoon, bijvoorbeeld een supervisor, onnodige druk uitoefent op een of meer teamleden om taken uit te voeren, zonder rekening te houden met de individuele capaciteiten.
Daarnaast kan een dergelijk conflict ook ontstaan door meningsverschillen. De manager wil de dingen op zijn of haar eigen manier doen, terwijl een of meerdere teamleden denken dat er een betere manier is om het te doen.
Een andere oorzaak van een dergelijk conflict kan ontstaan wanneer een manager de mensen die met hem samenwerken de schuld geeft van het niet behalen van een specifiek doel of een bepaalde doelstelling, zonder enige verantwoordelijkheid te nemen voor slechte prestaties, die het gevolg kunnen zijn van onjuiste of ontoereikende aansturing.
Er zijn talloze redenen waarom managers in conflict komen met werknemers. In zulke gevallen is de manager meestal de schuldige. Omdat hij niet in staat is om de juiste instructies te geven aan een of meer personeelsleden die met hem samenwerken.
Het gevolg is dat werknemers ontevreden zijn. Dit leidt tot conflicten op de werkvloer. Ook al hebben de managers of bazen het mis, ze zijn niet bereid hun fouten te erkennen en blijven vasthouden aan hun eigen mening.
2. Werknemersgeschillen met managers
Conflicten tussen werknemers en managers ontstaan meestal doordat incompetente werknemers worden aangenomen. In zo'n situatie staan werknemers altijd aan de verkeerde kant, waardoor er behoefte is aan conflictbeheersingsstrategieën.
Dit kan gebeuren omdat uw manager onrealistische of zeer hoge verwachtingen heeft waaraan u niet kunt voldoen vanwege uw gebrek aan voldoende ervaring en vaardigheden.
Ook de werkgever is deels verantwoordelijk, omdat hij niet de juiste kandidaten voor de functies heeft geselecteerd.
Deze conflicten ontstaan vaak ook door slechte opdrachten. Eén slechte aanstelling kan het hele team demotiveren en ervoor zorgen dat ze zich tegen hun directe leidinggevende keren.
Een andere reden is kantoorpolitiek. Werknemers zien de manager als een soort onvermijdelijk kwaad. In plaats van de aanwijzingen van de manager te volgen, gaat het team zijn eigen werkwijzen gebruiken.
Dit leidt tot conflicten en verwarring op de werkvloer. Het gevolg is dat de hele organisatie eronder lijdt.
Meestal ontstaan dit soort situaties wanneer het team zich gemanipuleerd voelt in hun dienstverlening. De meest voorkomende reden voor conflicten tussen werknemers en managers is ook een gebrek aan waardering van de werkgever.
Elke werknemer, ongeacht zijn of haar positie binnen de organisatie, verwacht een zekere mate van erkenning voor goed werk. Als dit ontbreekt, kunnen er conflicten ontstaan. Daarom moeten er conflictbeheersingsstrategieën worden ontwikkeld om deze problemen op te lossen.
3. Conflicten tussen leeftijdsgenoten
Conflicten tussen collega's kunnen gezond zijn, omdat ze leiden tot eerlijke concurrentie tussen twee of meer leden van hetzelfde team.
Het kan echter voorkomen dat een of meer teamleden een wrok koesteren tegen anderen, omdat ze voor hetzelfde salaris als de slecht presterende teamleden wel optimaal presteren.
Persoonlijke vaardigheden spelen ook een belangrijke rol bij conflicten tussen leeftijdsgenoten. Conflicten tussen leeftijdsgenoten kunnen om verschillende redenen ontstaan. De belangrijkste reden is echter vaak dat bepaalde vaardigheden bij sommige teamleden ontbreken.
Daarom kunnen ze niet even goed presteren als mensen die wel over de benodigde vaardigheden beschikken. Deze vaardigheden kunnen zachte vaardigheden zijn die iemand daadwerkelijk helpen het maximale uit zijn of haar werkplek te halen.
Conflicten tussen leeftijdsgenoten kunnen ook ernstige vormen aannemen. In sommige gevallen kunnen mensen die slecht presteren politieke spelletjes gaan spelen tegen mensen die goed presteren. Erger nog, ze kunnen het imago en de naam van toppresteerders bezoedelen uit extreme jaloezie.
Het is het beste om dit soort conflicten tussen leeftijdsgenoten in de kiem te smoren met behulp van conflictbeheersingsstrategieën, -methoden en -middelen. Deze zal ik later in dit artikel bespreken.
4. Geschillen tussen managers
Dit is het gevaarlijkste type conflict. Wanneer één of meer bestuurders een geschil hebben met andere bestuurders over een bepaalde kwestie.
Hun conflict zou de gehele bedrijfsvoering kunnen verstoren. Hoe hoger de positie van de managers, hoe ernstiger dit conflict wordt.
Bijvoorbeeld, twee groepen managers die niet met elkaar overweg kunnen, zullen het bedrijf in verschillende richtingen trekken.
Elke groep of manager geeft zijn eigen aanwijzingen. Het gevolg is dat mensen die in lagere rangen en posities werken, in de war raken en niet goed kunnen presteren.
Als dit conflict langere tijd niet wordt aangepakt, kan dit een ramp voor de organisatie betekenen. Werknemers die in de war raken door de verschillende richtlijnen van verschillende managers, weten niet wat ze moeten doen.
In het beste geval zullen deze werknemers proberen zo goed mogelijk te presteren, zodat geen enkele manager boos wordt omdat hij/zij hun richtlijnen overtreedt.
Ze zijn echter zo ontevreden dat deze werknemers elders op zoek gaan naar een nieuwe baan. Dit kan leiden tot een hoog personeelsverloop en hogere wervingskosten. Daarom moeten conflictbeheersingsstrategieën worden gebruikt om deze problemen op te lossen.
Het domino-effect is dat de organisatie veel geld verliest vanwege slechte prestaties van werknemers, een hoog personeelsverloop en wervingskosten.
5. Vakbondsconflicten met het management
Veel HR-managers hebben een negatieve houding ten opzichte van vakbonden. Zij denken ten onrechte dat goede arbeidswetten en arbeidscontracten hen voldoende beschermen tegen stakingen en uitsluitingen.
Dat is een mythe. Er zijn wereldwijd talloze voorbeelden waarbij vakbonden de belangrijkste reden zijn geweest voor de ondergang van grote ondernemingen.
Vakbonden en werknemersorganisaties worden meestal om verschillende redenen opgericht. Deze redenen kunnen variëren van te late betaling van lonen tot slechte werkomstandigheden, schending van arbeidsovereenkomsten en onredelijke eisen aan werknemers om te werken.
Vakbonden hebben de macht om het werk voor onbepaalde tijd te verstoren. Dit kan rampzalig zijn voor elke organisatie. Daarom is het beter om dergelijke conflicten te voorkomen door conflictmanagementstrategieën te implementeren.
6. Bedrijfsgeschillen met derden
Conflicten tussen het bedrijf en externe partijen hebben gevolgen voor alle niveaus: van senior managers en functionarissen tot de laagstgeplaatste werknemers op de werkvloer.
Dit komt doordat geschillen tussen een werkgever en externe partijen voor beide partijen veel negatieve mond-tot-mondreclame opleveren. Dit komt door het oog-om-oog-relatiebeleid dat beide partijen voeren.
Deze geschillen kunnen schadelijk zijn voor zowel het bedrijf als de derde partij. Het zorgt ervoor dat werknemers van beide organisaties ontevreden zijn, wat kan leiden tot slechte prestaties en een hoog personeelsverloop.
Geen enkele werknemer wil tenslotte betrokken raken bij geschillen tussen de werkgever en externe instanties of instanties. Ook in dit geval is het belangrijk dat er een goede geschillenregeling is om het probleem op te lossen.
5 effectieve strategieën voor het omgaan met conflicten op de werkvloer
De bovenstaande zes voorbeelden van conflicten op de werkvloer laten duidelijk zien dat ze rampzalig kunnen zijn voor elke organisatie, ongeacht de omvang en de aard van het werk. Het heeft een negatieve invloed op de werkomgeving en de productiviteit.
Daarom is het beter om bewezen en effectieve strategieën voor conflictbeheersing te volgen, of geschikte methoden voor het omgaan met conflicten op de werkvloer.
Met behulp van deze strategieën voor conflictbeheersing kunnen conflicten worden opgelost, kan het moreel op alle niveaus van het bedrijf worden verbeterd en kunnen de productiviteit en winst worden verhoogd.
1. Benoeming van een interne en externe ombudsman
Een interne ombudsman is een functie binnen een organisatie, en soms daarbuiten. De interne ombudsman kan een man of een vrouw zijn.
Zijn voornaamste taak is het oplossen van alle soorten conflicten op de werkvloer of binnen de organisatie, ongeacht of het conflicten betreft tussen een senior en een junior medewerker, tussen collega's, tussen een junior en een senior medewerker of zelfs tussen senior medewerkers onderling.
Bij geschillen kunnen betrokkenen zich tot de Interne Ombudsman wenden en om een oplossing vragen. Hoewel het geen regel is, is het gebruikelijk dat je een diploma in personeelszaken of psychologie hebt om deze functie te kunnen bekleden.
Een ombudsman luistert geduldig naar iemand die een geschil heeft met een of meerdere personen op de werkvloer. Dan luistert hij ook naar de andere partij.
Tot slot roept hij beide partijen op om samen tot een oplossing te komen. Een ombudsman fungeert als vredestichter en is verantwoordelijk voor het oplossen van conflicten op de werkvloer.
Afhankelijk van de omvang van uw organisatie en het aantal werknemers, kunt u een interne ombudsman aanstellen of een onafhankelijke ombudsman aanstellen die deze functie vervult en ervoor zorgt dat conflicten worden opgelost.
2. Zerotolerancebeleid voor seksuele intimidatie
Seksuele intimidatie, vooral tegen vrouwelijke werknemers, is een belangrijke oorzaak van interne conflicten op de werkvloer.
Als de manager een vrouw is, is de kans groot dat mannelijke werknemers weigeren om haar instructies op te volgen, waardoor er een ongezonde werkomgeving ontstaat.
In sommige gevallen kan het voorkomen dat mannelijke werknemers hun vrouwelijke collega's lastigvallen. Managers maken zich ook vaak schuldig aan intimidatie van jongere vrouwelijke werknemers.
De beste bewezen en effectieve strategie voor het omgaan met conflicten in situaties waarin vrouwelijke werknemers terecht kunnen komen, is het invoeren van een nultolerantiebeleid voor seksuele intimidatie en discriminatie.
Dit beleid geeft een duidelijk signaal af dat iedereen, ongeacht positie, anciënniteit of andere overwegingen, te maken krijgt met zware straffen, zoals ontslag of zelfs strafrechtelijke aanklachten, als hij/zij een vrouw op de werkvloer seksueel intimideert.
Een dergelijk conflictmanagementbeleid draagt in grote mate bij aan het waarborgen van de veiligheid van vrouwelijke werknemers op de werkplek. Bovendien helpt het conflicten binnen de organisatie te voorkomen die het gevolg zijn van dit ongewenste fenomeen dat vaak op alle werkplekken ter wereld voorkomt.
3. Periodieke bijeenkomsten met vakbonden
De beste manier om conflicten tussen uw organisatie en vakbonden te voorkomen, is door regelmatig vergaderingen te houden. Nodig gildeleden uit voor gesprekken, ook als je eigenlijk niets te bespreken hebt.
Hierdoor krijgt u meer inzicht in het moreel van uw medewerkers en in conflicten binnen de organisatie, met name tussen collega's, tussen leidinggevenden en collega's en tussen collega's en leidinggevenden.
In sommige organisaties schakelen HR-managers de hulp van de vakbond in om dergelijke geschillen op te lossen.
Dit komt doordat werknemers geschillen onderling, met leidinggevenden en met andere leden van het bedrijf gemakkelijker kunnen oplossen dan dat ze hiervoor een externe partij inschakelen.
Deze regelmatige bijeenkomsten met vakbonden kunnen ook helpen stakingen en andere ongewenste gebeurtenissen te voorkomen.
Omdat de leden van de organisatie voortdurend in contact staan met de vakbonden, komen tijdens deze bijeenkomsten ook tekortkomingen binnen het bedrijf aan het licht die van invloed zijn op de werknemers. Bovendien is er voldoende tijd om deze op de juiste manier aan te pakken, wat leidt tot een goede conflictbeheersing.
4. Beleid inzake bedrijfsrelaties
Een sterk beleid voor bedrijfsrelaties is een van de beste en meest effectieve strategieën voor het omgaan met conflicten op de werkvloer. Het helpt namelijk bij het oplossen van problemen tussen externe partijen en de organisatie.
Dit beleid draagt er ook aan bij dat het probleem wordt ingedamd en dat het zich niet verspreidt naar de werkomgeving en werknemers niet beïnvloedt. Tegelijkertijd wordt de negatieve publiciteit verminderd.
Om een sterk corporate communicatie- en relatiebeleid te implementeren, heeft elke organisatie, en zeker een grote organisatie, een competente corporate relations manager nodig.
Deze manager is verantwoordelijk voor het onderhouden van goede relaties met externe partijen en kan effectief met hen communiceren om conflicten te verminderen en te voorkomen.
Dit heeft een positief effect op het moreel van de werknemers. Over het algemeen hebben geschillen tussen derden en de organisatie gevolgen voor werknemers van beide partijen. Dit kan worden voorkomen door een sterk beleid voor bedrijfsrelaties te voeren en een manager die dit beleid implementeert. Dit leidt tot een goede conflictbeheersing binnen de organisatie.
5. Open communicatiesessies voor medewerkers
Dankzij mijn ervaring in personeelsmanagement heb ik ontdekt dat effectieve communicatie de beste oplossing is om alle soorten conflicten op de werkvloer op te lossen.
Open communicatiesessies tussen werknemers en managers zijn een van de beste manieren om de communicatie te verbeteren en misverstanden en conflicten op te lossen. Dit vergroot de productiviteit op het werk en vergroot de tevredenheid van werknemers.
Deze sessies bieden de mogelijkheid om openlijk over individuele en groepsconflicten te praten. De rol van de gespreksleiders in deze sessies is ervoor te zorgen dat alles ordelijk verloopt en dat discussies niet ontaarden in ruzies of verhitte meningsverschillen. Ze moeten de dialoog dus effectief voeren.
Om het succes van deze sessies te waarborgen, is het raadzaam om alle medewerkers en managers uit te nodigen om hun observaties en punten van onenigheid met anderen op te schrijven.
Ze moeten ook worden aangemoedigd om deze punten op een vriendelijke manier te bespreken, waarbij ze het gebruik van beledigende taal en geweld moeten vermijden.
Open communicatiesessies leveren een grote bijdrage aan het verbeteren van de werkomgeving, omdat ze conflicten helpen oplossen en de sfeer van kameraadschap en samenwerking onder werknemers versterken. Het is aan te raden dat senior managers een leidende rol spelen bij het faciliteren van deze sessies en het oplossen van conflicten.
Persoonlijke ervaring
Op basis van mijn bescheiden ervaring in human resource management vind ik deze vijf technieken zeer effectief bij het beheren en oplossen van conflicten. Deze methoden hebben hun effectiviteit in verschillende werkomgevingen bewezen en vormen daarom een belangrijk naslagwerk voor geïnteresseerden in dit vakgebied.
U kunt het ook op uw werkplek proberen, als u een managementfunctie bekleedt. Als dat niet zo is, kunt u zelf het initiatief nemen en proberen de problemen op te lossen door rechtstreeks met de persoon te communiceren waarmee u een conflict heeft. Deze proactieve aanpak draagt bij aan het creëren van een positieve werkomgeving.
Mensen zijn niet per definitie vijandig of vriendelijk tegenover elkaar, maar onzekerheid is wat hen daartoe drijft. Wanneer je communiceert met iemand die je als vijandig ervaart, zal hij of zij waarschijnlijk op een beleefde manier reageren. Effectieve communicatie is de sleutel tot het oplossen van veel misverstanden.
Conflicten ontstaan meestal door onze zelfperceptie. Soms hebben we het gevoel dat iemand ons niet goed behandelt. Het is belangrijk om te onthouden dat wij niet het middelpunt van het universum zijn en dat anderen hun eigen gevoelens en behoeften hebben. Als u dit principe begrijpt, draagt dat enorm bij aan het beheren van relaties op de werkvloer.
Het nemen van de eerste stap om het conflict op te lossen, heeft dus geen invloed op uw status of zelfvertrouwen. Integendeel, het weerspiegelt uw volwassenheid en leiderschapskwaliteiten.
Omgaan met vakbonden en derden is niet moeilijk, zolang uw strafblad schoon is en u niets te vrezen hebt. Transparante en eerlijke communicatie schept vertrouwen en voorkomt dat problemen escaleren.
Door hen rechtstreeks of via de afdeling Corporate Communications te benaderen, krijgen we inzicht in onze tekortkomingen en kunnen we passende maatregelen nemen om deze aan te pakken en een goede conflictbeheersing te waarborgen. Deze professionele aanpak verbetert de reputatie van de organisatie en draagt bij aan de stabiliteit van de werkomgeving.
Conclusie
De bovenstaande voorbeelden, die vijf bewezen strategieën voor het omgaan met conflicten op de werkvloer vertegenwoordigen, kunnen worden aangepast aan de behoeften van uw organisatie. Het zijn bewezen en effectieve strategieën die direct kunnen worden geïmplementeerd.
Houd er rekening mee dat het uitstellen van de implementatie van een strategie voor conflictbeheersing uw organisatie veel geld kan kosten. Daarom adviseer ik iedere organisatie die serieus bezig is met het behouden van haar medewerkers en door wil blijven werken aan de implementatie van deze strategieën zo snel mogelijk. Dit zal namelijk een positief effect hebben op de werkomgeving en de productiviteit.
