Ik gebruik geen kunstmatige intelligentie om mijn berichten te schrijven; ik gebruik het om mijn inbox te beheren.

Toen mijn grootvader me brieven schreef terwijl ik op school zat, sloot hij elke brief af met de woorden: "Het was fijn om je even te bezoeken." Dat gevoel heb ik nog steeds bij elke brief; het is een manier om met iemand te communiceren, hoe kort of eenvoudig het ook mag zijn.

Nu Claude niet alleen een e-mail kan schrijven, maar ook kan versturen, heb ik het gevoel dat dit gewoon weer een AI- functie is die ik niet nodig heb. Over de hele discussie heb ik echter een heel ander gevoel.

Er is niets persoonlijks aan het doorspitten van nieuwsbrieven, het zoeken naar een verborgen bijlage of het herlezen van een berichtenreeks van twintig berichten om te zien wat er precies is afgesproken. Dit zijn taken die gemakkelijk mijn hele dag in beslag kunnen nemen, en ik ben dan ook erg blij dat ik sommige ervan aan AI kan delegeren.

Functies zoals Google's AI-inbox en AI-overzichten in Gmail kunnen berichten prioriteren, gesprekken samenvatten en vragen beantwoorden over informatie die verspreid is over meerdere e-mails. Ik schrijf mijn antwoorden nog steeds zelf, maar ik besteed aanzienlijk minder tijd aan het beslissen welke ik moet versturen.

Hier zijn vijf manieren waarop kunstmatige intelligentie het beheren van je inbox kan vereenvoudigen, zonder dat er ook maar één e-mail voor je wordt geschreven.

1. Het laat je zien wat je aandacht nodig heeft.

De meeste inboxen tonen elke ongelezen e-mail als een extra item dat uw aandacht vereist. U kunt bijvoorbeeld een bericht vinden van iemand die op een beslissing wacht, naast een kortingsaankondiging, een automatische ontvangstbevestiging of een nieuwsbrief die u later wilt lezen.

De AI-inbox van Google is ontworpen om deze signalen te filteren. Het markeert de belangrijkste prioriteiten en groepeert onderwerpen die je mogelijk moet volgen, waardoor je een gerichter uitgangspunt hebt dan met een lange tijdlijn.

Dit is vooral handig wanneer ik na een tijdje afwezigheid terugkeer naar mijn inbox. In plaats van alle berichten één voor één te openen om te zien wat er is gebeurd, kan ik beginnen met de gesprekken die Gmail als belangrijk heeft gemarkeerd.

AI begrijpt je prioriteiten niet altijd perfect, dus houd daar rekening mee. Een ogenschijnlijk routinebericht kan belangrijk zijn vanwege de afzender of vanwege een discussie die buiten de e-mail om heeft plaatsgevonden. Ik check nog steeds de rest van mijn inbox, maar ik hoef niet langer elk ongelezen bericht als even urgent te beschouwen.

2. Het samenvatten van lange e-mailconversaties

Er zijn maar weinig dingen waardoor ik Gmail sneller wil sluiten dan wanneer ik een berichtenreeks open met tientallen nieuwe reacties.

Sommige berichten herhalen informatie van het begin van het gesprek. Andere leiden tot aparte discussies, en de details die je nodig hebt, kunnen ergens daartussenin verborgen zitten. Tegen de tijd dat je het einde bereikt, is het gemakkelijk te vergeten wat de aanleiding voor het gesprek was.

De AI-overzichtsfunctie van Gmail kan lange gesprekken samenvatten door de belangrijkste punten en recente antwoorden te verzamelen. Dit geeft me voldoende context om het onderwerp van de berichtenreeks te begrijpen en te weten waar ik moet beginnen met lezen.

Ik vertrouw niet op samenvattingen als ik een precieze offerte, een strikte deadline of een definitieve beslissing nodig heb. AI kan een cruciaal detail over het hoofd zien of een meningsverschil tussen twee mensen omzetten in een duidelijkere overeenkomst dan de berichtenwisseling toelaat. Voor alles wat belangrijk is, ga ik terug naar de originele berichten.

De samenvatting bespaart me echter nog steeds tijd, omdat die me wijst op de delen van het gesprek die meer aandacht vereisen.

3. Zoeken naar een e-mail terwijl je de trefwoorden niet meer weet

Deze functie is echt een redder in nood voor mij. Met drie kinderen is er altijd wel een formulier of toestemming die ik niet mag missen. Hoewel traditioneel zoeken prima werkt als je weet wat je zoekt, herinner ik me soms alleen een datum of een naam. Helaas onthoud ik e-mails meestal niet op die manier.

Het kan voorkomen dat iemand me een app aanraadde of een afspraakdatum stuurde, maar ik weet niet meer wie de afzender was. Soms weet ik dat ik een bijlage heb ontvangen, maar heb ik geen idee wat de bestandsnaam is. Dit kan leiden tot meerdere zoekrondes met steeds iets andere trefwoorden.

Met AI-gestuurde zoekopdrachten kun je informatie beschrijven in plaats van vragen te stellen. In Gmail kun je bijvoorbeeld een vraag in natuurlijke taal stellen, waarna Gemini gerelateerde berichten kan gebruiken om een ​​antwoord te genereren of gesprekken te tonen waarin het antwoord voorkomt.

Je zou bijvoorbeeld kunnen vragen: "Op welke datum hadden we het interview afgesproken?" of "Wie heeft mij informatie over het nieuwe abonnement gestuurd?" De formulering hoeft niet exact overeen te komen met de oorspronkelijke e-mail.

Net als bij samenvattingen open ik het oorspronkelijke bericht voordat ik de informatie gebruik. Het voordeel hiervan is dat ik er toegang toe heb zonder te hoeven onthouden hoe iemand de onderwerpregel drie weken geleden had geformuleerd.

4. Taken en deadlines vaststellen

Een e-mail mag niet de zin "werkopdracht" bevatten om je iets anders te laten doen.

Een verzoek kan zomaar opduiken aan het einde van een lange update. Iemand kan een naderende deadline noemen of een vraag stellen midden in een bericht dat verschillende, niet-gerelateerde onderwerpen behandelt. Als je het te snel leest, verdwijnt het verzoek onder alles wat erna komt. Daar word ik gek van! Gelukkig kan AI het gesprek scannen op openstaande vragen, data en taken. Je kunt Gemini vragen welke berichten een antwoord vereisen, wat je hebt afgesproken te versturen, of er een naderende deadline is in een bepaalde berichtenreeks.

Dit is een van de handigste manieren om de achterstand in te halen na een drukke periode. Ik zou deze afbeelding nooit als definitieve takenlijst beschouwen. Het missen van een deadline is veel belangrijker dan een paar minuten besparen, dus ik controleer de originele berichten voordat ik iets aan mijn agenda toevoeg. De AI fungeert als een tweede controle en pikt details op die anders misschien over het hoofd gezien zouden worden.

5. Gerelateerde gesprekken groeperen

Een enkel project blijft zelden beperkt tot één georganiseerde e-mailconversatie. De eerste discussie kan een andere onderwerpregel hebben, het gesprek over de planning weer een andere, en de follow-up een derde. Voeg daar meerdere deelnemers en doorgestuurde berichten aan toe, en je inbox raakt overvol met informatie.

Kunstmatige intelligentie kan verbanden tussen deze gesprekken herkennen, zelfs als ze niet dezelfde bewoordingen bevatten. In plaats van een enkel berichtentraject te openen en apart van de rest te zoeken, kunt u dus de meest recente informatie over een specifiek onderwerp of project opvragen.

Kunstmatige intelligentie kan mijn daadwerkelijke inbox beheren, inclusief gesprekken die ik vergeten ben correct te categoriseren.

Toezicht blijft echter noodzakelijk. Twee projecten kunnen vergelijkbare namen hebben, of dezelfde persoon kan je e-mails sturen over totaal verschillende onderwerpen. Ik controleer de e-mails waarop de AI zijn antwoord baseerde voordat ik ervan uitga dat de juiste set is samengesteld.

Kortom: ik wil dat AI zich bezighoudt met chaos, niet met conversatie.

Door AI gegenereerde antwoorden zullen waarschijnlijk steeds moeilijker te vermijden zijn, omdat e-mailproviders ze direct onder onze berichten plaatsen. Voor sommigen nemen deze antwoorden de typdruk weg en maken ze communicatie sneller. Ik begrijp de aantrekkingskracht ervan. Leer hoe je Claude-berichten in Gmail kunt versturen.

Het is gewoon niet de functie die ik nodig heb. Het kiezen van mijn eigen woorden kost iets meer tijd, maar het behoudt de essentie en het doel van het versturen van de e-mail. De administratieve taken rondom deze uitwisseling zijn het aspect waar ik graag tijd bespaar.

Gebruik jij kunstmatige intelligentie om tijd te besparen bij het beheren van je mailbox? Laat het me weten in de reacties.

---

---